GTD: ¿cuál es la mejor herramienta?

Si alguna vez te has apuntado a un gimnasio y has empezado motivado, también habrás ido a por una equipación, a por la mejor: nos compramos la mejor camiseta, no escatimamos en los mejores pantalones, calzado, bebidas isotónicas, bolsa de de deporte, traje de baño.

En el primer intento de implantar GTD, nuestra primera idea es hacer lo mismo, es decir, buscar cuál es la mejor herramienta para mantener nuestras listas, gestionar nuestras citas, etc. Así que nos ponemos a investigar antes de ir a comprar. ¿Cuál es la herramienta GTD por excelencia? ¿Qué dice David Allen que debemos usar para llevar con nosotros GTD?

Te haré una confesión: la mejor herramienta para GTD no existe. GTD no es un sistema, sino que te indica cómo debe ser tu sistema. Eso quiere decir que el sistema te lo tienes que hacer tú en función de tus necesidades. Por tanto, GTD no puede requerir que uses una herramienta concreta (al contrario, una de las ventajas de GTD es que es agnóstico respecto a las herramientas).

Si es la primera vez que te metes en el mundo de la gestión personal del tiempo y no te has habituado a ninguna herramienta, te recomiendo que empieces durante unos días con papel y lápiz, eso te obligará a estar más por la mecánica de GTD que por aprender a usar un programa nuevo; después de eso ya irás mejorando tus herramientas.

La herramienta que mejor te vaya va a depender mucho de cómo trabajes tú. Las utilidades que acabes usando seguramente serán distintas a las que uso yo, porque tú y yo somos distintos en muchas cosas. Por ejemplo, los contextos serán distintos, la comodidad al trabajar con papel o con un ordenador también será distinta para cada uno. Lo mejor es saber cómo somos y qué necesitamos, para que ante una herramienta identifiquemos si nos puede funcionar.

Contextos

Un factor para decidir si nos interesa una herramienta es la cantidad de contextos que tengamos. Por ejemplo, no es lo mismo una persona que pase todo el día entre la oficina y su casa, y se desplace en coche entre ambos sitios, que alguien que trabaja a media jornada en dos empresas, use transporte público y pertenezca a una asociación a la que asiste dos veces por semana.

En el primer caso, los contextos son muy limitados, y con una sola lista de próximas acciones nos podemos sentir cómodos. En el segundo, más actividades distintas significa más contextos, más variedad, más proyectos de distintos orígenes, y por tanto necesitaremos una herramienta que nos permita hacer varias listas, etiquetarlas, etc.

Cambiar mucho de contexto significa también movilidad, y hemos de pensar en que el sistema que usemos sea fácilmente transportable (un cuaderno pequeño mejor que uno grande), o que esté disponible desde cualquier sitio (que pueda consultarse no sólo desde nuestro ordenador personal, sino también desde cualquier otro ordenador, o desde un teléfono móvil, por ejemplo).

Analógico o digital

¿Papel y lápiz u ordenador? Cada uno tiene sus ventajas. Para esto, tendremos que pensar en qué nos resulta más cómodo, con qué trabajamos más rápido, qué nos resulta más versátil; poner esta información en una balanza y escoger.

El papel y el lápiz son herramientas excelentes para pensar. La conexión cerebro-mano pocas veces se puede reproducir de forma tan eficiente con un ordenador. Por otro lado, al ser algo físico hemos de estar más pendientes de llevar encima nuestro sistema (además, a medida que crezca, lo podemos notar en peso).

Con un sistema digital, por contra, puede costar más que fluya la información de la mente al ordenador. A favor suyo podemos decir que es más rápido trabajar con un sistema digital: podemos hacer búsquedas, representar la información de distintas formas dependiendo de lo que estemos haciendo, podemos hacer varias copias del sistema sin esfuerzo, es más fácil compartirlo, prácticamente no crece físicamente con el aumento de información, y bien preparado nos permite acceder a él desde cualquier lugar (guardándolo en un servicio en Internet o sincronizándolo con el teléfono móvil).

Fotografía: Wrench rust, de HVargas