6 formas en las que GTD te ayuda a hacer menos

Cuando se trabaja bajo estrés, lo primero que uno espera de un sistema de productividad personal es que podamos hacer más cosas en el mismo tiempo. Pues bien, con Getting Things Done la cosa va totalmente al revés. Un buen sistema GTD te ha de ayudar a hacer menos cosas. Y sino, mira estos 6 hechos:

1. En el primer filtro, te desharás del 80% de los asuntos. Los asuntos, o las ‘cosas’, que están todavía en las bandejas de entrada son una carga para nosotros. Cuando procesamos todo ese material tomamos conciencia de que muchos de esos asuntos en realidad no nos aportaban nada, y los eliminamos o archivamos. Con este paso ya nos hemos descargado de muchos asuntos, y por tanto de muchas cosas que creíamos que era trabajo, pero ya no lo es.
2. Reducirás otro 80% al definir las próximas acciones. Cuando revisamos dedicamos un tiempo a pensar única y exclusivamente en un asunto. Y con lo de pensar no me refiero solo a vomitar mentalmente la primera acción que se nos ocurra. El resultado de tal enfoque ha de ser una próxima acción más importante para ese asunto, la que nos permita resolver un 80% del problema con un 20% del esfuerzo (eso es, aplicando el principio de Pareto). Escoger acciones poderosas nos da más resultados con menos trabajo.
3. Te verás obligado a decir que no. Una de las bases de GTD es que es realista, no pretende que hagamos más cosas en el mismo tiempo. Al contrario, como dice David Allen, «se puede hacer cualquier cosa pero no se puede hacer todo». Las listas de próximas acciones han de contener, más o menos, el trabajo que puedes abarcar en una semana. Esto te obliga a comprometerte con algunas cosas, y a decir que no a otras, pero el resultado final es que no todo acabará en la lista de cosas a hacer.
4. Aunque digas que no, lo harás con toda la tranquilidad. Crearás recordatorios para todo aquello que decidas no hacer durante la próxima semana. Así, si la semana que viene hay menos trabajo, o crees que los asuntos son menos prioritarios, puedes recuperar cualquier tema de la incubadora. No pierdes oportunidades, solo las dejas a una ojeada de ti.
5. Facilita el pasar el trabajo a otro. GTD no solo tiene herramientas para echar la pelota en el tejado de otro, nos anima a ello. ¿Ese asunto puede hacerlo alguien más? Se lo pasamos y lo anotamos en una lista de seguimiento. Por supuesto lo reclamaremos si es necesario, es nuestra responsabilidad. ¿Y hay algo mejor que solucionar un tema sin dedicarle ni una sola acción?
6. Te enseña a qué decir ‘no’. A medida que clarifiques los distintos horizontes de enfoque (tus responsabilidades, tus objetivos para este año, tu visión, tu propósito, etc.), verás cuáles son tus grandes asuntos y deseos. Estos grandes asuntos no se hacen solos, requieren de tu trabajo, y hacer cosas superfluas no te ayuda en nada. Tener definidos los niveles más altos te ayudará a decir que no a todo lo que no te acerque a tus objetivos, porque, ¿quien quiere involucrarse en asuntos que no le aportan nada?

¿De qué otra forma un buen sistema de productividad te ayuda a trabajar menos?

Fotografía de Robin Yang