Aclarar en GTD no es perder el tiempo

En GTD, el paso de aclarar consiste en prestar atención, cosa por cosa, a todo aquello que hemos capturado, y tomar decisiones al respecto. Después de aclarar, una nota deja de ser un garabato en un papel y da paso a una siguiente acción. Una nota de voz se convierte en la semilla para escribir un libro. Un mensaje de publicidad desaparece sin interrumpir nuestro trabajo.

El paso de aclarar a veces genera rechazo por sus dos elementos: el árbol de decisión y el hecho de tocar las capturas solo en momentos puntuales del día.

El árbol de decisiones es, en realidad, lo más complejo de explicar pero lo menos relevante. En unos días será un proceso automático. Lo más importante es la pregunta “¿qué es esto que estoy aclarando?”, algo que parece evidente preguntarse.

Aclarar en momentos concretos es, probablemente, lo que más rompe los esquemas a la mayoría de personas. Traducen eso por “no puedo leer los mensajes de email a medida que entran”. Además, hay una falsa percepción de que leer los correos a medida que llegan es más rápido que hacerlo en un solo bloque [^1].

Sumando ambos elementos, tenemos la excusa perfecta: "trabajar en bloque es lento, y tomar decisiones requiere un esfuerzo extra que, leyendo los mensajes ‘como se ha hecho siempre’ no se tiene que hacer. Aclarar es una pérdida de tiempo, se hace trabajo extra". Hay sensación de “complejidad burocrática”.

Qué es en realidad aclarar

Aclarar no es leer el email. Es pararse a pensar y decidir para cada cosa que se ha capturado. No solo se trabaja sobre el correo electrónico, hay muchas más cosas que llaman nuestra atención, y al aclarar las atendemos todas.

Todo esto se hace en una ‘burbuja’ mental, un momento durante el día en el que solo estamos haciendo eso.

Un correo electrónico puede llegar mientras redactamos un informe de ventas. Nuestra mente intentará quitarse ese correo de encima lo más rápido posible, para volver a lo que estábamos haciendo. Y ‘lo más rápido posible’ quiere decir ‘sin pensar demasiado’.

En cambio, cuando estamos aclarando, estamos creando un entorno mental seguro. Cada vez que procesamos una captura nos centramos solo en eso. Le dedicaremos el tiempo, y la profundidad mental, que haga falta.

Resumiendo, al aclarar estamos:

• Dedicando el mismo tiempo que dedicaríamos a procesar individualmente cada captura.
• Prestando atención a todos los asuntos, no solo el email (nuestras ideas, por ejemplo, pueden no estar como mensajes de correo; ¿cómo les haríamos caso de otra forma?).
• Pensando, en la profundidad que requiera, en cada asunto.
• Haciendo esto sin distracciones, es decir, con atención plena a cada asunto.

Con GTD o sin GTD, aclarando o no, esto es lo que deberíamos estar haciendo en nuestro trabajo. Lo que nos distingue, nuestro valor más importante, es pensar. Si de esta lista hay algo que te parece trabajo extra, ¿estás seguro de que sobra aquí, o es algo que te falta a ti?

[^1]: Aclarar es más que leer las capturas; la percepción, aún solo hablando de lectura, es la misma.

Imagen: Austin Distel