Cómo gestionar recordatorios sensibles

Esta semana recibí una consulta por e-mail en la que me preguntaban de qué forma se pueden gestionar los datos privados o confidenciales. Esta persona decía que, por ejemplo, para algunos proyectos tenía recordatorios que podían ser un problema si los veían ojos no adecuados.

Productividad personal
Lo primero, quiero hacer notar que un sistema de productividad personal es eso, personal. Eso quiere decir que hemos de tener la confianza de poder poner en él todos nuestros asuntos de la forma que nos sea más cómodos.

De la misma forma que escribimos las próximas acciones con nuestras propias palabras, hemos de poder añadir cualquier tipo de recordatorio sin miedo a que provoque problemas. Por tanto, esta es una buena pregunta.

Se me ocurren dos distintos enfoques, depende de cuál se adapte mejor a nuestra forma de trabajar.

Llevar el sistema encima
Una forma de hacerlo es llevar tu sistema de una forma ‘muy personal’. Puede que estemos usando algún software en el ordenador de la oficina, y aunque no es un ordenador de acceso «público» sí puede ser visto por casualidad por otras personas.

La alternativa es mover nuestro sistema a un lugar que sólo podamos ver nosotros. Si tienes un smartphone o tablet hay muchísimas herramientas para usar en ellos, empezando por los softwares de notas. También puedes recurrir a la baja tecnología, un bloc de notas de papel físico que puedas llevar arriba o abajo, unas tarjetas de cartulina, etc.

Material sensible separado

Si no puedes hacerlo (porque no tengas smartphone, por ejemplo), organiza tu sistema en varias herramientas. No está mal tener varios buzones de correo si te acuerdas siempre de revisarlos; lo mismo pasa con las listas de próximas acciones, no pasa nada por tener una en el PC y otra (con contenido ‘sensible’) en un papel en tu bolsillo, si tomas la costumbre de consultar las dos para decidir qué hacer. Y lo mismo con el calendario.

David Allen pone como ejemplo en el libro de GTD el caso del material de referencia. Puedes tener todo tu archivo (facturas, manuales, esquemas de proyectos, etc.) accesible a tus compañeros de trabajo, por si un día no estás en la oficina y ellos han de consultar algo por ti. Pero hay cierta información personal que no querrás que vean por accidente al usar el archivo, como nóminas o evaluaciones de desempeño. Este material puedes sacarlo en una carpeta a parte y guardarlo bajo llave.

Para los recordatorios con fecha, si usas Google Calendar (y si no lo usas, quizá lo quieras probar), hay una opción para que en lugar (o a la vez) de avisarte en el ordenador con un pop-up te envíe un SMS a tu móvil (¡y gratis!). La ventaja de esto es que si tienes tu móvil en el bolsillo, puedes leer el SMS cuando no haya ojos ajenos cerca.

Fotografía: Privacy, de rpongsaj.