Cuando GTD te incomoda

Hoy me he encontrado con una persona que me ha dicho que GTD no le gusta porque le acorrala. Dice que tiene la sensación de que el sistema le pone en una posición entre la espada y la pared, de forzarle a estar en una situación que no quiere.

Lo estuvimos hablando durante un rato más. Me estuvo explicando que la sensación de sentirse acorralado se producía cuando, en el momento de procesar, se enfrentaba a la pregunta de «¿cuál es la próxima acción?». En general no había problema, los recibos son fáciles de archivar como material de referencia, las bombillas fundidas se tienen que sustituir, etc. Pero asuntos abiertos como «mejorar mi situación profesional» no lo son tanto.

Al principio, uno puede pensar en que la siguiente acción a esto puede ser, por ejemplo, mejorar un idioma, pero esto sigue sin ser una acción concreta. Sí es cierto que nos ayuda a clarificar el camino que hemos de seguir, pero para eso está la planificación natural.

Si ya hemos pasado por ese proceso sabremos que esto no nos ayuda a completar el objetivo, así que haremos el esfuerzo de encontrar acciones más concretas. Y es ahí donde nos sentimos acorralados: cuando nos hemos de comprometer con nosotros mismos a realizar algo concreto y definido.

En el caso de esta persona, se encontró ante el problema de no ser regular con sus hábitos de capturar. La (falsa) acción que decidió tomar fue, literalmente, «hacerlo de forma distinta a como lo estaba haciendo hasta ahora». Es una salida agradable a corto plazo, porque al no definir exactamente lo que haría, quedaba en una nube de «ya lo pensaré» sin tener que comprometerse. Por supuesto, hasta que no definiera exactamente qué es lo que iba a hacer que fuera distinto, no iba a avanzar.

Es por eso que nos hemos de tomar el paso de procesar como el momento de pensar. Pero este tiempo para pensar tiene que ser profundo, no consiste únicamente en prestar una atención mínima para saber con qué estamos tratando, sino que hemos de estar preparados para pasar a niveles más profundos y comprometidos. Si bien todos los resultados esperados y acciones son compromisos, en cualquier momento podemos enfrentarnos a un asunto pendiente cuya resolución suponga hacer algo que nos saque de nuestra zona de confort, o que provoque cambios inesperados.

Algo parecido pasa cuando estamos haciendo la revisión semanal y hemos de decidir en qué próximas acciones nos vamos a enfocar en los próximos días. Entre nuestros proyectos fácilmente podemos llegar a 200 próximas acciones a realizar. Pero si de media resolvemos 20 acciones cada semana, no tiene sentido hacer listas de próximas acciones con 200 elementos; lo único que conseguiremos así es ansiedad por no dar abasto, y frustración por arrastrar una semana y otra los mismos temas pendientes.

Sigamos poniendo algunos números como ejemplo. Eso quiere decir que en la revisión semanal tendremos que decidir exactamente qué 20 cosas vamos a hacer. Como antes, la primera reacción será apuntar el doble de acciones, porque tendremos la sensación de que muchos de ellos «no podemos dejar de hacerlos», y la suma de estos «imprescindibles» se va fácilmente a los 35 elementos.

Y ahí vuelve a estar la sensación de sentirse acorralado, de verse obligado a tomar una decisión. Si sólo puedo hacer 20 cosas, me veré obligado a descartar 15. Para eso está la revisión semanal, para ser valientes y decidir cuáles van a ser esas quince cosas que descartaremos.

GTD no tiene el objetivo de que nos hagamos preguntas incómodas. Al contrario, estas preguntas incómodas son imprescindibles para centrar nuestra atención y avanzar hacia nuestros objetivos, y afortunadamente GTD nos guía para que hagamos estas reflexiones, a diario.

Fotografía: Stopping to think de Envios.