Popularmente, en el mundo de los negocios, existe la creencia de que el cerebro es el ordenador más avanzado, y como tal somos capaces de realizar dos o más tareas simultáneamente. Esto se llama multitarea. Si la multitarea, según esto, es tan útil, deberíamos usarla para ser más productivos, ¿no es cierto? Pero en realidad la cosa no funciona tan bien como lo pintan.
Es cierto que el cerebro humano es una computadora muy buena, pero a la vez tiene otras limitaciones que limitan la atención que podemos prestar a las cosas. Por ejemplo, en nuestra memoria a corto plazo podemos retener simultáneamente un número limitado de elementos (se calcula que de media alrededor de los 7). Mientras que en el subconsciente podemos almacenar información ilimitada, cuando estamos realizando una tarea necesitamos usar la memoria a corto plazo.
Esto quiere decir que si estoy concentrado en una tarea e interrumpo el trabajo para prestar atención a otra cosa, hemos de hacer un cambio de contexto, esto es, quitar de la memoria a corto plazo los elementos de la tarea anterior y poner la información de la tarea nueva.
De hecho, cuando interrumpimos una tarea y volvemos a ella, tardamos 20 minutos en volver a un estado de concentración total. Suponiendo que hiciéramos dos cosas a la vez, ¿cómo es posible que estemos prestando toda nuestra capacidad de concentración a ambas? No es posible estar en ambos sitios a la vez. Si no me creéis, acercaros a una persona que presuma de ser multitarea, y si empezáis a hablarle os pedirá que esperéis un momento hasta que acabe de enviar ese e-mail que tiene a medias.
Es por esto que hay una nueva tendencia respecto a la forma de trabajar, que es la monotarea. Los métodos de trabajo y organización como GTD dan mucha importancia a prepararnos para ejecutar las tareas con toda nuestra mente puesta en ella. Si tuviéramos una máquina para fabricar tornillos que tarda 20 minutos en configurarse para hacer un modelo de tornillo u otro, evitaríamos estar cambiando de modelo de tornillo a cada momento. De la misma forma, para ser productivos es mucho mejor hacer una cosa tras otra que aceptar las interrupciones.
Si queremos dar una oportunidad a la monotarea, esto son algunas cosas que podemos cambiar en nuestros hábitos de trabajo:
Limita las interrupciones: no estés pendiente de twitter todo el día, cierra la mensajería instantánea cuando empieces un bloque de trabajo. Apaga las notificaciones de todos los programas si no tienen que ver con la tarea concreta que estás desarrollando. Esto no quiere decir que los elimines, hoy en día twitter y la mensajería instantánea son herramientas de trabajo como cualquier otra, pero al igual que hay un momento para hacer la pausa del café, también lo hay para dedicar su espacio a twitter.
Que no te molesten, ni al revés: explica a tus compañeros que te pasen las tareas o peticiones por e-mail como caso general. Diles que de esta forma se asegurarán que cuando estés atendiendo a su e-mail les estarás prestando atención en exclusiva. De la misma forma, por respeto a tus compañeros, usa vías poco intrusivas para comunicarte con ellos siempre que te sea posible.
Haz un uso sensato del e-mail: no estés pendiente del correo contínuamente, ni reacciones contestándolo en cuanto llega. Dedica momentos concretos del día a consultarlo (por ejemplo, dos o tres veces al día)
Mantén limpio tu entorno: recoge a menudo las cosas sueltas que tengas por encima de la mesa, como papeles que puedas tirar o guardar, bolígrafos fuera de los lapiceros, botellas vacías de agua, etc. Haz lo mismo con el escritorio virtual de tu ordenador: mantenlo limpio de iconos, y ponte como fondo de pantalla un color plano o una imagen lo más abstracta posible.
Usa programas que te ayuden a concentrarte: por ejemplo, uno de mis grandes descubrimientos ha sido Darkroom y ahora Writemonkey (en Mac existe WriteRoom, y JDarkRoom es multiplataforma). Estos programas son editores de texto que ponen toda la pantalla en negro y permiten escribir texto plano, sin decoraciones. Esto hace que te concentres mucho más en el contenido de lo que escribes que en preocuparte de su aspecto o distraerte con elementos ajenos. Al igual que estos, hay programas que oscurecen las ventanas no usadas.
Fotografía: Working por totalAldo