Gestión de proyectos con GTD Agenda

GTD Agenda es una aplicación web de gestión de tareas que tiene todo lo necesario para gestionar las próximas acciones tal y como sugiere Getting Things Done.

La aplicación está organizada en objetivos, que para cumplirse tienen unos proyectos asociados, los cuáles están formados por tareas.

Organizar

Por un lado podemos añadir tareas, que pueden asociarse a un contexto y a un proyecto. Si además las marcamos, se convierten en próximas acciones. También podemos crear proyectos, que podemos asociar a objetivos. Un pequeño inconveniente: al listar las tareas de dentro de un contexto no he sabido cómo mostrar sólo las próximas acciones.

Desde los mismos proyectos podemos crear tareas, y también moverlas a una lista «Algún día/quizá» o archivarlas cuando no interese tenerlas a la vista. No he visto una forma de mover el proyecto entero a «Algún día/quizá».

También permite diseñar horarios (para cada día o semana en una cuadrícula, y asociarlos a proyectos. Es una forma de reservar tiempo para ciertas actividades o proyectos en los que nos queramos enfocar especialmente. Es un concepto interesante, pero le falta la integración con el calendario para ser conscientes de esos fragmentos de tiempo reservados.

Por último, comentar que tiene un calendario exportable por iCal (esto es, integrable en otras aplicaciones de calendario como Google Calendar).

Hacer y revisar

Un punto fuerte de GTD Agenda es la revisión, algo que otros sistemas descuidan. Para empezar, siempre tenemos los objetivos a la vista, porque, al fin y al cabo, las acciones las hacemos para llegar a un objetivo.

Por otro lado también tenemos siempre todos los contextos a la vista y los proyectos. Estos, además, se pueden configurar para que aparezcan destacados cuando no tengan más acciones (y así no dejar proyectos parados)

Esta disposición de la información ayuda a detectar problemas e ir haciendo ajustes durante la semana sin necesidad de esperar a la revisión semanal.

Motivación

Hay dos herramientas útiles para mantener la motivación. La primera son  los ‘Checklists‘. Sirven para hacer seguimiento de cadenas (acciones que se repiten cada día). Pueden crearse checklists a nivel de semana (cosas que queremos hacer cada día o ciertos días de la semana), de mes (para marcar cosas que queremos hacer cada principio o final de mes), o anual (acciones que queremos hacer cada mes)

La otra es «Mi muro de visión». Es un apartado en el que podemos subir imágenes que asociemos a nuestros objetivos.

Integración

La aplicación tiene varias formas de integrarse con el resto de nuestro entorno. Por ejemplo, como hemos dicho, el calendario puede exportarse para que aparezca en otras aplicaciones que acepten calendarios iCal.

Las tareas, cada uno de los proyectos y contextos tienen una dirección de correo propia, así que si enviamos un e-mail a esas direcciones, añadiremos el mensaje como tarea a donde corresponda.

Por último, comentar que también tiene la opción de recibir avisos y resúmenes cada día por e-mail, y consultar la página via móvil en gtdagenda.mobi. Y una novedad de esta misma semana, también se pueden añadir tareas por twitter.

En general, GTD Agenda es una aplicación muy válida para gestionar proyectos y acciones a modo de GTD, mantiene un buen equilibrio entre complejidad y prestaciones imprescindibles para GTD. Quizá la única pega esté en los pequeños detalles, que con un par de cajas de texto más acelerarían su uso.

GTD Agenda tiene tres planes de uso: gratuíto (en el que no hay calendario ni horario), básico (con límites muy holgados) y premium (ilimitado).