GTD: 9 claves para archivar con eficacia

Gestionar el archivo de referencia es uno de los retos de ‘Organízate con eficacia’. Es una de esas cosas que al hacerlo nos cuesta ver el beneficio, pero agradecemos cuando estamos trabajando.

A continuación te resumo nueve puntos claves que yo me recuerdo cuando uso el archivo, y creo que te pueden ser útiles. Si mantienes en mente estas claves, trabajar con tu archivo de referencia te puede ser más útil y fluído.

1. Simplifica: en cuanto más sencilla sea la estructura de tu archivo, menos tardarás en archivar las cosas y menos tardarás en encontrarlo después. En ambos casos ahorras energía pensando. La recomendación es guardarlo todo en orden alfabético, pero como siempre busca la forma que te funcione mejor a ti.
2. Pasa a digital: hoy en día se pueden pedir la mayoría de facturas, revistas y catálogos en formato digital; escanear tú mismo documentos también es sencillo y barato. El archivo digital tiene un coste de mantenimiento muy bajo (siempre que hagas backups para no perderlo). Un archivo digital además se ‘organiza’ solo (con programas buscadores de escritorio: Google Desktop, Spotlight, Beagle…).
3. Usa buenas herramientas: como es una tarea en la que hemos de ir rápidos y poco agradecida en el corto plazo, trabajar cómodo es la clave para hacerlo. Usa una tituladora para etiquetar las carpetas, ten siempre carpetas vacías a mano y usa muebles razonablemente cómodos para ubicar el archivo.
4. Más allá de las carpetas: tu material de referencia no es sólo lo que  tienes en las carpetas. Hay otros materiales que también cuentan, como  los libros de las estanterías, las enciclopedias, pero también las suscripciones a contenidos on-line, los documentos en tu ordenador o los programas para almacenar notas (al estilo de Evernote). Trátalos como si fueran parte del archivo y mantenlos de la misma forma.
5. Revisa tus archivos: la información que un día nos parece útil puede no serlo pasado un tiempo. Mantén limpio tu archivo de cosas que ya no estén en tu área de interés o estén desfasadas. Si guardas las facturas de teléfono en papel, ¿durante cuando tiempo las necesitas? Si necesitas la información a largo plazo, haz resúmenes del consumo y ponlos en una hoja de cálculo.
6. Tira pronto: recuerda que lo que no tires es un lastre. Tu energía es como una inversión: si el coste de mantenerlo es mayor que el beneficio, estás haciendo un mal negocio guardando cosas. ¿Y qué no podrías hacer con esa energía mejor que andar con papeles? Y no tengas miedo a tirar, hoy en día con Internet es difícil que no puedas recuperar una información si cambias de opinión.
7. La regla de un minuto: el tiempo que tardas en meter un documento en tu archivo de referencia ha de ser menor a un minuto, sino evitarás hacerlo. Además, tu tiempo es muy valioso para andar moviendo papeles.
8. Distingue donde va cada cosa: recuerda que te puedes encontrar 3 tipos de documentos, que son material de consulta, material de referencia y material de apoyo a proyectos. Cada cosa que tengas ordenada correctamente va a ser menos esfuerzo mental para localizarlo después.
9. Disfruta con lo que haces: el archivar es de lo menos agradecido de GTD por la recompensa a corto plazo que supone, así que busca tu equilibrio beneficio/esfuerzo y hazlo divertido.

Fotografía: catalog por amiefedora