GTD: date cuenta de como escoges pasar tu tiempo

Capturar, procesar, organizar y revisar es un trabajo necesario, pero al fin y al cabo solo estamos preparando el terreno para cuando llegue el momento de trabajar.

Al capturar nos aseguramos de que todos nuestros asuntos pendientes estén bajo control. Procesamos lo capturado para definir el trabajo. Hacemos listas de próximas acciones y proyectos al organizar para saber dónde ir a buscarlas cuando vayamos a trabajar. Revisamos todo el trabajo pendiente para escoger qué es lo más importante a lo que nos vamos a dedicar en los próximos días.

Todo esto son herramientas para que podamos hacer el trabajo. Cuando nos pongamos a trabajar, podremos confiar en el contenido de la lista de próximas acciones, porque es el resultado de los cuatro pasos anteriores.

Hay, sin embargo, algo más que debemos hacer mientras trabajamos, y es ser conscientes de a qué estamos dedicando nuestro tiempo útil. Hay tres tipos de trabajo que podemos estar haciendo en un momento dado:

• Trabajo predefinido: es todo ese trabajo que tenemos en la lista de próximas acciones, al cuál hemos dedicado ya un tiempo a definir (procesando, revisando, etc.)
• Trabajo que surge: las llamadas de los clientes, los e-mails insidiosos, las interrupciones en tu mesa de los compañeros de trabajo, las máquinas que deciden dejar de funcionar a media mañana, etc. Todo esto son cosas que reclaman nuestra atención fuera de lo que teníamos previsto hacer.
• Definir el trabajo: el tiempo que dedicamos a procesar, planificar y revisar.

Nuestra ocupación como personas productivas, mientras trabajamos, será la de prestar atención a cuál de estos tres tipos de trabajo estamos dedicando nuestra atención.

En un mundo ideal, dedicaríamos todo el tiempo al trabajo predefinido, para avanzar lo más rápido posible hacia nuestros objetivos. Eso haría, por otro lado, que pronto nos quedáramos sin trabajo definido, así que algo de tiempo a definir el trabajo tendremos que dedicar.

En un mundo de estrés, las fechas de entrega, las interrupciones y los fuegos, es decir, el trabajo que surge, marcará lo que hagamos durante el día. Es el trabajo menos productivo que podemos hacer, a parte del más perjudicial.

Si no tomamos nosotros las riendas de lo que hacemos nadie más lo hará. Si dejamos llevarnos por el trabajo que surge, cumpliremos los objetivos de los demás pero difícilmente los nuestros. Nuestro trabajo sobre el trabajo será, por tanto, equilibrar en lo posible las tres formas de trabajar, idealmente reduciendo al máximo el trabajo que surge.

Fotografía: Attention to detail, de liber.