GTD: de abajo a arriba, de arriba a abajo

Esto es lo que pasa cuando no tenemos el trabajo bajo nuestro control: nuestra mente nos está recordando continuamente todo lo que no hemos hecho, porque es lo mejor que sabe hacer para no olvidarse. Siempre que no le demos las herramientas adecuadas, claro.

Mientras tanto, nosotros necesitamos usarla para la tarea concreta que queramos hacer, así que intentamos reservar unos pocos recursos. Pero claro, ella, por nuestro bien, seguirá recordándonos el trabajo pendiente. Y es por eso que si no tengo mi sistema GTD afinado, en ocasiones intento concentrarme en programar o escribir un artículo como éste, y me vienen a la cabeza oleadas de cabos sueltos: quiero buscar algo más de música como la que estoy escuchando ahora, he de grabar una melodía de piano para una canción de un amigo, he de reinstalar un software que ha dejado de funcionar.

¿El resultado? Varios, y ninguno positivo: dudo sobre lo que estoy haciendo (quizá debería dejar el artículo para después de reinstalar el software), me puedo distraer (voy a ver si hay algún disco nuevo de este artista) o simplemente pierdo la concentración y el enfoque de lo que estoy haciendo (sean 2 o 20 minutos, es un esfuerzo extra).

Estas interrupciones se pueden evitar, ya sea de forma remediativa o sistémica (desde apuntarlas en un post-it hasta usar un sistema GTD). Pero si no lo evitamos afecta a la acción que estemos realizando. Pero hay algunas acciones que tienen una importancia especial, y son aquellas que tienen que ver con otros niveles. Así, es una acción revisar el estado y ámbito de un proyecto, como lo es detectar problemas en nuestras áreas de responsabilidades y también lo es definir nuestros objetivos.

En cuanto más subimos de nivel en nuestras acciones, más dedicación y enfoque requieren, porque tienen que conectar cada vez, paradójicamente, con algo más profundo. Y en cuanto más profunda sea la conexión requerida, más nos boicotearán las interrupciones de nuestra mente.

Con todo esto empieza a cobrar sentido el enfoque de David Allen sobre como se revisan los objetivos y los niveles más altos de la revisión general. Cuando despejemos el nivel de suelo, el de las próximas acciones del día a día, tendremos la mente liberada de recordarnos las cosas, y podremos concentrarnos en la acción concreta que tengamos que hacer. Llegados a este punto, podemos aventurarnos a subir al nivel de los proyectos y despejarlo, sin miedo a las interrupciones. Y de esta forma, ir subiendo nivel a nivel.

Por tanto, tiene todo el sentido tener un enfoque de abajo a arriba, de acciones específicas a grandes objetivos. No porque los niveles inferiores definan el nivel superior, sino porque una vez controlado el nivel inferior nada nos detendrá de volcarnos en el nivel superior. Esto es lo que, en mi opinión, hace de GTD una gran herramienta compatible con tantas otras, incluso (y aunque parezca contradictorio), con un enfoque de arriba a abajo. Una vez tengamos la mente despejada para afrontar un nivel alto de nuestra vida, podemos descubrir cosas nuevas que nos obliguen a realizar cambios. Ese será el momento en el que empecemos a modificar cosas en los niveles inferiores para orientarnos a esos objetivos. Es más, como tendremos los niveles inferiores bien definidos podemos añadir cambios para reorientarnos, como el capitán de un barco que gira un timón y enfoca su barco a un nuevo destino; a diferencia de un piloto de rallies que pueda volcar su coche en un giro brusco, por no tener en cuenta su situación y estado actual.

Fotografía: A reflection, you say? de ZeroOne