GTD: Ejemplo: reparando mi DVD

Lo primero que nos viene a la cabeza cuando hablamos de delegar es enviar un e-mail a un compañero de trabajo pidiéndole que se encargue de una tarea, o nos imaginamos dejándole una carpeta de un proyecto para que se encargue él. Es un ejemplo, pero hay otras veces en las que delegamos y quizá no se nos ocurre darle ese nombre.
Voy a poner un ejemplo práctico: la reparación de un electrodoméstico. Para los que no sabemos repararlo nosotros mismos, lo lógico será llevarlo a un servicio técnico. Por tanto, delegaremos en otras personas la reparación.

Hoy he visto que mi reproductor de DVD estaba roto. Todavía estaba en garantía. Como tengo las facturas organizadas en una carpeta e iba a tardar menos de dos minutos en encontrarla, la he buscado en el acto. He apuntado en mi lista de @recados que he de llevar el aparato a la tienda, y lo he dejado en coche, con la factura, porque sé que lo usaré para llevarlo.

Días después, he decidido llevarlo a la tienda. Una vez allí me han tomado nota del recado y me han dicho que en el plazo de un mes lo tendrían reparado. Me han pedido también mi número de móvil para avisarme.

He guardado el resguardo, y antes de salir del centro comercial he apuntado en mi calendario de recordatorios, dentro de un mes, un recordatorio ‘DVD en reparación’. Para ello he usado el teléfono móvil.

Como he comentado otras veces tengo dos calendarios: el de citas y el de recordatorios. Las citas son cosas que tienen su fecha concreta, y el de recordatorios es mi equivalente del ‘tickler file’ de David Allen. Cuando pase un mes veré en el calendario de recordatorio esta cita, y la volveré a procesar (seguramente tendré que llamar a la tienda para reclamar).

Al llegar a casa, lo dejo todo en la bandeja de entrada. Cuando la proceso, guardo el resguardo en una carpeta que llevo del trabajo a casa, sé que la llevaré a casa casi siempre que salga entre semana de casa.

También pongo en mi lista ‘a la espera’ que el DVD está en reparación. No es imprescindible porque ya tengo el recordatorio, pero una máxima de GTD es volcar todo lo que tengas en la cabeza sobre tu sistema, hasta que te sientas tranquilo. Si apunto esto, me aseguro de quitármelo de la cabeza.

Pasan los días, y antes de un mes recibo un SMS en mi teléfono móvil avisándome de que el reproductor de DVD ya está reparado. Cuando proceso los SMS de mi móvil apunto ‘recoger el DVD’ en la misma lista @recados. Un día que volviendo a casa paso por cerca de la tienda me desvío y paso a recogerlo.

Fotografía: Toshiba HD-EP30 and Sony DVD Recorder por William Hook