GTD: El archivo de recordatorio

El archivo de recordatorio (o tickler file en la versión original) es una forma de enviarnos notas a nuestro yo del futuro. Consiste en buscar una forma para recordarnos que hemos de volver a estar pendientes de algún tema.
Imagina que en tu cesta tienes una publicidad de turismo en zona de montaña para verano. Eres más amante de esquiar que de pasear, así que piensas que podrías ir, pero en época de nieve. Necesitarás entonces que, de alguna forma, a principio del próximo invierno ‘algo’ te recuerde que existe esa zona de montaña.

David Allen propone el sistema de las 43 carpetas, que usa un conjunto de carpetas físicas. Es un sistema útil si trabajas con muchos elementos físicos (catálogos, billetes, monedas, etc.) y puedes a diario sentarte en tu oficina para revisar esas carpetas.

En mi caso uso otro sistema. Uso la web calendario de Google, que permite tener varios calendarios (diferenciados por colores si se quiere). Tengo dos calendarios: el primero para las citas y compromisos que tengo; el segundo, llamado ‘recordatorio’, es donde apunto las cosas que más adelante quiero recordar.

Por ejemplo, sé que aproximadamente en primavera toca barnizar las vallas de madera de casa. Lo que hago entonces es ponerme un recordatorio en el calendario de recordatorio. Llegada la primavera, veo la nota en el calendario, la anoto en la bandeja de entrada y, cuando la procese, seguramente acabará como una acción (‘comprar barniz’ o ‘barnizar las vallas’)

El archivo recuerda cosas, no acciones ni proyectos. Uses el sistema que uses, cuando leas el recordatorio debes colocarlo de nuevo en tu bandeja de entrada, para procesarlo. Cuando lo programamos creímos que era algo importante. Pasado el tiempo, pueden haber cambiado muchas cosas, por tanto debemos valorar si aún nos interesa hacerlo o no (o de la misma forma), esto es, volver a procesarlo.

Fotografía: 265/365: to do por Mr.Thomas