GTD: Haz las cosas mejor yendo un paso por delante

¿Qué pasaría si al abrir la agenda descubres por sorpresa que por la noche tienes invitados a cenar en casa? Tendrás que salir pronto del trabajo para comprar la comida que te hace falta, y llegar con tiempo a casa para cocinar y limpiar un poco. Todo esto esperando que te dé tiempo.

Igual en el trabajo, tienes reunión y todo lo que haces cuando llega la hora es plantarte allí. Mientras, otro compañero trae material para entregar a los asistentes, y te comenta cuál es su propuesta para el tema que se va a tratar. ¿Por qué él está más preparado que nosotros?

¿Qué ha pasado en ambos casos? La cita nos ha pillado por sorpresa. No es que no lo recordáramos, porque no hemos de recordar nada y además teníamos la cita en el calendario. Seguro que hasta hemos llegado puntuales. Pero no es suficiente saber de la cita: hemos de adelantarnos a los acontecimientos.

Seguro que con un grupo de música o una obra de teatro no nos pasa: no esperamos a ir a comprar la entrada en la taquilla el mismo día, si no queremos quedarnos en la puerta con el cartel de ‘agotado’. Entonces, ¿por qué lo hacemos con una reunión de trabajo?

Hay varias cosas que puedes hacer para adelantarte a los acontecimientos. La más efectiva es hacer la revisión semanal. Uno de los puntos de la revisión semanal es mirar en nuestro calendario cuáles son las citas que tenemos, tanto próximas como más lejanas.

Por ejemplo, si vemos que la próxima semana hemos de preparar una cena, no esperemos al mismo día para enterarnos. Durante la revisión semanal vemos esa cita futura en el calendario. Sabiéndolo con tanto tiempo, ya podemos empezar a pensar qué es lo que tenemos que hacer, podemos planificarlo si es necesario y apuntar en nuestra lista de acciones las compras que hemos de hacer.

Si son citas muy lejanas quizá no las veamos en el calendario al hacer la revisión. Por ejemplo, un concierto de una banda popular se anuncia con muchos meses de antelación, y entre una fecha y la otra se ponen a la venta las entradas. Preparar unas vacaciones es parecido, todavía faltan meses pero comprar los billetes ahora es mucho más económico.

Para estas citas a largo plazo que requieren acción mucho antes podemos usar los recordatorios. Con una nota en tu ficher de recordatorio, o un recordatorio en la agenda (que no se confunda con una cita) unos meses antes, será suficiente para retomar el asunto con tiempo y sopesar si hemos de preparar algo.

Fotografía: Bigfoot por strobetec