GTD: las cosas y las acciones, como las pipas

Y volvemos a cambiarlo de sitio. Ya sea una tarea o una caja. Esa bolsa con cables, por ejemplo; ayer la déje junto al armario, hoy para que no moleste la pongo bajo la mesa, y mañana (sólo temporalmente, ¡lo juro!) la dejo al lado de la impresora.

Con el trabajo hago lo mismo. Me ha llegado un email pidiéndome si podía encargarme de que se hiciera una reunión. Cuando he visto de qué iba, he movido el email a la carpeta de ‘leer después’. Después he encontrado un hueco de tiempo (porque, claro, no tengo tiempo para hacer tantas cosas), lo he vuelto a leer y he apuntado en mi lista de cosas por hacer ‘hacer la reunión’. A los dos días he quitado esa tarea de la lista de ‘cosas por hacer’ y ha pasado a la lista de ‘cosas para pensar’. Al final de la semana, ha pasado de ‘cosas para pensar’ a la lista ‘URGENTE’, porque ya se me echa el tiempo encima. Y cada vez me siento peor porque desde entonces he seguido engrosando las listas.

Quizá te hayas encontrado en esta situación alguna vez. Si no hacemos una gestión correcta de las acciones no pararemos de mover las cosas de un lado para otro, hasta que nos sature la situación. La mala gestión de acciones nos desborda y nos hace pensar que no tenemos tiempo para todo.

El problema es que ese email es una ‘cosa’, un dato, una entrada de información. Cuando nos ponemos a trabajar, lo único que podemos hacer son acciones concretas. Para poder llegar a resultados, hemos de convertir las ‘cosas’ en acciones realizables.

No es que el email sea algo inútil, al contrario, será el que encenderá la chispa que necesitamos para movernos hacia un objetivo. Hemos de pensar en transformarlo, como si fuéramos una especie de artesanos de pipas.

Los artesanos que hacen pipas de fumar y otras esculturas de madera usan como materia prima raíces de árbol. A diferencia de un tronco, prácticamente cilíndrico, cada raíz crece con una forma única. Es trabajo del artesano no sólo esculpir la decoración final del objeto sino visualizar cómo se puede aprovechar la forma natural de la raíz para decidir qué objeto será el que esculpirá.

Al igual que estos artesanos, nosotros recibimos el email como si fuera una raíz en bruto. Hemos de entender cuál es el resultado que se espera de nosotros, igual que con la raíz visualizaremos qué figura esculpiremos en ella.

Una vez definido el resultado, y sabiendo que sólo sabemos hacer acciones concretas, escribiremos en nuestra lista de acciones no una idea, no un deseo, sino acciones bien definidas. Si el objetivo no puede cumplirse con una sola acción y queremos dedicar algo de tiempo a desglosarlo, podemos aplicar la planificación natural.

Este proceso de convertir cosas en acciones lo haremos para todo lo que tengamos en las listas de trabajo pendiente, si no lo hemos hecho previamente. Igualmente con las cosas físicas, como esa caja. Ten en cuenta que cuando revises tu lista de acciones has de encontrarte
precisamente eso, acciones y no deseos. De esta forma no podrás hacer otra cosa con ellas que realizarlas, en lugar de marearlas de un sitio al otro.

Fotografía: Decor pipe por hapal