GTD: Las urgencias también se gestionan

Uno de los puntos que suele provocar resistencia cuando se aprende a implementar GTD son las urgencias. Es uno de esos casos en que surge la frase «es que en mi trabajo yo no puedo hacerlo porque…».

Las urgencias provocan estrés pero, por otro lado, son muy atractivas. Sin el debido control nos hacen trabajar reactivamente, esto es, como surgen y se han de hacer ya no tenemos más remedio que ponernos con ellas. Nos ahorran pensar, pues ¿qué hay que pensar cuando hay un incendio que atender? Y después son una buena excusa, no hemos podido hacer otras cosas porque ha pasado por delante esta otra urgencia y…
No voy a decir que las urgencias no existan, que las hay (aunque también hay otros comportamientos disfrazados de urgencias),  pero sí hemos de saber procesarlas, incluso por hacerlas mejor.
Sin GTD:

• Recibes una llamada de un compañero pidiéndote que imprimas una factura de un cliente.
• Dejas lo que estabas haciendo antes y automáticamente te pones a hacer literalmente lo que te ha pedido: abres el programa de facturación, cierras la factura y la imprimes.

Como decíamos antes, fácil, ¿no? Si es una cosa que corre tanta prisa, para qué darle más vueltas? Pero el hecho de no procesar la conversación con el compañero hace que nos saltemos todo el contexto de la situación. Veamos qué sucede al aplicar GTD:

• Recibes la llamada del compañero.
• Lo capturas: una sencilla nota como «imprimir factura cliente X» bastará. ¿Por qué, si lo vamos a hacer inmediatamente? Porque no sabes seguro si lo vas a hacer inmediatamente. ¿Y si en ese momento recibes otra llamada de otra compañera, y mientras se te olvida?
• Lo procesas. ¿Por qué perder el tiempo en eso, cuando podrías estar trabajando y tu compañero tiene bien claro qué quiere? Pues porque una cosa es que él necesite algo, y otra muy distinta el cómo lo vas a conseguir tu. A saber, quizá debas delegarlo. O quizá, ahora que le has dedicado unos segundos a procesarlo, recuerdas que en esa factura hay que hacer una modificación excepcional por algo que pasó hace unos días. ¡Fiuuu! Menos mal que no has ido al imprimir a lo bruto…
• Si crees que debes hacerlo tú, apúntalo en tus listas de próximas acciones. ¿Qué sentido tiene, si es urgente? Eso lo sabrás enseguida.
• Escoge qué acción vas a hacer ahora. ¿La urgente, no? Depende. Quizá cuando has recibido la llamada ya estabas haciendo algo urgente, y que debes pasar por delante. O quizá tienes una reunión en dos minutos que no puedes retrasar.

Como ves, al contextualizar la petición de tu compañero la urgencia ya no es tan evidente. Aparecen resistencias, flecos, cambios de prioridad, etc. Y es lógico, él no sabe de tu trabajo ni los pasos que necesitas para darle respuesta. Pero para eso estás tú, para tomar las riendas de tu propio trabajo y responder adecuadamente.

Fotografía: William Iven