GTD: listas de control o checklists

Cuando se habla de GTD y las próximas acciones, nos viene a la cabeza las listas de acciones ordenadas por contexto. Esto funciona muy bien para esas acciones puntuales, como ir a comprar un libro.

Pero, ¿qué pasa con la rutina? ¿Qué hay de sacar la basura, tomar la medicación o preparar lo que vestiremos al día siguiente? No tiene mucho sentido apuntar el día anterior en la lista de próximas acciones todas estas tareas rutinarias, o quizá aún peor, añadir en la revisión semanal siete veces la misma acción, para hacerlas una vez al día.

Para esto tenemos las listas de control o checklists. Las checklists son listas específicas en las que indicamos distintos pasos que queremos seguir en un proceso, cuando corremos el peligro de no recordar todos los pasos.

Hay varias formas en que podemos usar las listas de control:

• Para las tareas repetitivas: si hay unas acciones que has de hacer cada día, puedes tenerlas todas en una lista de control. Por ejemplo, cada día has de regar el ficus de la oficina, no importa cuándo mientras lo hayas hecho antes de irte. Sobre todo, si usas esta lista de control, has de mirarla con la misma frecuencia que las otras listas de acciones, sino será como desterrarlas a no hacerlas nunca.
• Acciones frecuentes que requieren varios pasos repetitivos: no seremos el primero ni el último al que un día se le olvidan las llaves del coche, otro la cartera y otro el almuerzo para el trabajo. Una lista de control que revisemos antes de salir de casa nos ahorrará un disgusto más de una vez.
• Acciones puntuales con muchos elementos: parecido al anterior, es útil hacer una lista de control cuando hacemos algo puntual con muchos elementos. Por ejemplo, en un viaje de vacaciones con la família querremos hacer una lista con todo lo que nos queremos llevar, e ir tachando a medida que vamos teniéndolo en el equipaje. En estos casos, la lista de control es un buen ejercicio porque nos sirve para hacer una tormenta de ideas.

Las tareas repetitivas, pensaréis, son hábitos y  no necesitan de una lista. Al contrario, usaremos las checklists para crear hábitos cuando no los tengamos o nos cueste seguirlos. Pero sí es cierto que sólo necesitamos las listas de control mientras las necesitemos: hasta que hayamos memorizado todos los pasos de una rutina y nos fiemos de ello, hasta que hayamos adoptado el hábito que buscábamos, etc.

Por ejemplo, si queremos hacer estiramientos cada mañana al levantarnos, podemos hacer la prueba de los 30 días para adquirirlo como hábito. Para hacer el seguimiento de si llevamos o no 30 días, una lista de control es ideal. Si pasados los 30 días queremos seguir haciendo los estiramientos, pero sentimos que no se ha convertido en un hábito natural, podemos seguir un tiempo más con la lista de control. Pasado el tiempo, si vemos que cada día hacemos los estiramientos sin ni siquiera revisar la lista de control, podemos decir que hemos adquirido el hábito, y ya no necesitamos tenerlo en la lista de control.

Precisamente, si empiezas con GTD, las listas de control te ayudarán mucho. Puedes tener una lista de control con las acciones que debes realizar cada día (procesar las bandejas entrada, hacer la revisión diaria y la semanal), y puedes hacer listas de control con los procedimientos, como todo lo que debes hacer durante la revisión semanal, o una lista con todas tus bandejas  de entrada para no olvidar ninguna en el momento de procesar.

Además de buscar acciones en las checklists igual que en el resto de listas, hemos de revisar a diario la lista de control de acciones diarias, para asegurarnos de que se cumplen cada día. También hemos de poner las listas de control en el ciclo de revisión semanal, así las mantendremos al día.

Fotografía: must-dos in McDonald’s por myuibe