El quinto paso del modelo de 5 pasos de Getting Things Done es el de hacer. No deja de ser curioso, toda la filosofía de GTD está penasda para hacer más y mejor, pero no es hasta el final que David Allen decide explicarnos cómo hacer cosas. Entiendo que al pasar su experiencia a un libro decidió usar una estructura más lógica que práctica. En cualquier caso, lo bueno es que al llegar a este paso ya habremos definido el trabajo tan bien como sea posible.
En este artículo voy a describir los tres tipos de trabajo con los que nos podemos encontrar.
David Allen describe tres tipos de trabajo que podemos estar haciendo en un momento dado:
- trabajar en el trabajo definido previamente
- trabajar en el trabajo que surge
- definir el trabajo
¿Como es nuestro día ideal? Empezamos la jornada, consultamos el calendario, sacamos nuestra lista de próximas acciones y decidimos de entre ellas cuál hacer. El día transcurre con toda tranquilidad y finalizamos todas las tareas que teníamos pendientes. Este tipo de trabajo es el trabajo definido previamente, es decir, aquél que en algún momento previo hemos decidido que queremos hacer. Los cuatro pasos anteriores del flujo de trabajo en GTD (capturar, procesar, organizar y revisar nos han servido para que durante el día tengamos una lista de acciones bien clara y trabajemos fluidamente.
Ese es el estado ideal de trabajo, pero a la hora de la verdad no el único. Suena una llamada o nos interrumpe alguien en la oficina: de la nada surge una urgencia y nuestro foco de atención vira ciento ochenta grados. Este es el trabajo según surge, y hay que intentar evitarlo (con un sistema de productividad personal es más fácil prevenir emergencias). Cuando aparecen debemos reaccionar adecuadamente en lugar de correr como un pollo sin cabeza.
Dentro de nuestra jornada también dedicaremos un tiempo a observar nuestro entorno y clarificar asuntos, algo así como encontrar dónde estamos dentro de un mapa. Esto es definir el trabajo, y en esta categoría entra procesar nuestras bandejas de entrada, organizar trabajo y materiales, planificar proyectos, y revisar nuestro sistema productivo. El resultado es tener las listas de acciones en perfectas condiciones para que al trabajar en el trabajo definido previamente podamos enfocarnos al cien por cien en él.
Los tres tipos de trabajo se complementan: el grueso de los resultados se suele dar con el trabajo definido previamente; el trabajo que surge existe en el mundo real, así que hay que contar con gestionarlo; y definir el trabajo es el lubricante que mantiene en marcha todo el sistema.
Fotografía de Thomas Lefebvre