GTD: Mantenlo al día y por delante de la partida

Mantente al día y por delante de la partida

Alguna vez hemos hablado del efecto que tiene prepararnos en el trabajo antes de hacer vacaciones. Hacemos las pocas acciones importantes que queden colgadas, contestamos algunos correos electrónicos para que los asuntos no se queden parados, ponemos al día a nuestros compañeros para que estén al tanto de los temas abiertos, y ordenamos nuestro escritorio.

La sensación al hacer esto es una mezcla de satisfacción por haber avanzado en el trabajo y haber cumplido el objetivo antes de irnos; también de control y tranquilidad, por haber dejado atados todos los cabos, y de cierto bienestar por tener el espacio de trabajo en orden.

A los pocos días de volver de vacaciones nos encontramos con lo de siempre: estrés, prisa y desorden. ¿Qué es lo que hicimos antes de irnos de vacaciones, y por qué no lo hacemos ahora?

En GTD hacer un repaso, una puesta al día de nuestro trabajo, se llama revisión. El objetivo de esta revisión es asegurarnos de que seguimos manteniendo el control sobre nuestro trabajo, que durante el día a día no hemos pasado nada por alto, y clarificar el trabajo de los siguientes días.

Si hacemos un repaso a fondo, una revisión completa de nuestras listas de proyectos y tareas, conseguiremos cada semana esa sensación de control sobre nuestro trabajo. No solo eso, sino que mantener al día nuestro sistema nos hará renovar día a día, semana a semana, nuestra confianza en él. Podemos trabajar guiándonos por lo apuntado en las listas porque sabemos que, si está ahí, es importante y tiene una razón de ser.

Hacer la revisión también es salir de la mentalidad del trabajador y ponernos a los mandos de la nave para dirigirla. Nos convertimos en comandantes, en estrategas de nuestra vida. Ver las cosas desde este punto de vista nos permite tener una visión más amplia. En lugar de pensar en qué hemos de hacer, vemos el alcance de nuestro trabajo, qué es lo que queremos conseguir, y podemos corregir el rumbo de las acciones diarias para que se acerquen a nuestros resultados deseados.

Dedicar ese tiempo a la semana a evaluar como un comandante nos permite parar a tomar decisiones de otro tipo, ya que con la inercia diaria no tenemos tiempo. Vemos el conjunto del trabajo presente y futuro, y podemos tomar ahora decisiones para que no nos explote el trabajo en la cara. No hay que esperar a que cumpla la entrega de un proyecto para ponerse con él. No hemos de depender de parches futuros si actuamos ahora antes de que las cosas se rompan.

Al revisar nuestro trabajo, decidiremos qué es más importante que hagamos a continuación, decidimos las próximas acciones para los siguientes días y eliminamos todo lo que nos aporte menos valor. Dediquemos un tiempo ahora a preparar el trabajo de lo que haremos la próxima semana, y dejemos el sistema a punto. Así reaccionaremos mejor a los imprevistos, al tener el trabajo controlado en un sistema de confianza.

Fotografía: Helm, de macieklew.