Una buena parte de las cosas que caen en nuestras manos es documentación, como por ejemplo un libro, un informe, una revista o un catálogo. Una vez leída quizá nos dé ideas para un nuevo proyecto o nos sugieran una próxima acción.
Muchas veces esas revistas son información que en un futuro nos puede ser valiosa. Por ejemplo, si nos gusta el bricolaje querremos conservar artículos de una revista (¡siempre hay algo nuevo que hacer con los tirafondos y cinta de carrocero!); o si teníamos pensado ir a Japón de vacaciones este año, el catálogo de viajes por Asia nos viene que ni caído del cielo.
Llamamos material de referencia a toda esa documentación que queremos conservar porque pensamos que en otro momento nos hará falta. Dentro de nuestro sistema de productividad personal tendremos que buscar la mejor forma de archivarlo.
Mi consejo personal para esto: ¡huye del papel! Si te lo puedes permitir, hazte con un escáner y un buen software de reconocimiento de texto (OCR), o usa un servicio como Evernote que automáticamente reconocerá el texto en las imágenes. Después, usa el mismo Evernote o un programa de indexación (como Google Desktop), y olvídate del mantenimiento. Créeme, no tiene punto de comparación poder recuperar un documento tecleando un par de palabras.
Si hay papeles de los que no te puedes desprender, haz un archivo físico. Aquí van algunos consejos:
- Haz que tu archivo esté siempre a mano: en cuanto más difícil sea el acceso, más tardarás en archivar cualquier cosa.
- Busca un mueble de calidad: que te apetezca deslizar abrir y no se desmorone al poco tiempo.
- Compra muchas carpetas y tenlas siempre cerca: Yo uso carpetas de archivo sencillas de cartulina, con pestañas. Son económicas y puedo ver bien todos los títulos. No recomiendo las carpetas colgantes, al igual que David Allen, porque su tamaño y los ganchos hacen que sean más incómodas para transportar. Y más caras.
- Compra una tituladora (tipo Dymo): Apetece mucho más trabajar con carpetas bien etiquetadas, y el texto tipográfico facilita mucho encontrar la carpeta que queremos.
Guarda las carpetas ordenadas alfabéticamente y etiquetadas de forma visible. No te obsesiones con las categorías y divisiones, sé práctico y entra en detalle sólo hasta donde necesites. Por ejemplo, si quieres guardar una información puntual sobre conciertos, quizá te sobre con una carpeta «Música»; en cambio, si eres aficionado al mar, querrás una carpeta «Barcos», otra titulada «pesca» (incluso «pesca de mar» o «pesca de río»), etc.
Hemos de archivar las cosas en menos de un minuto, o nos dará pereza y no mantendremos nuestro archivo (al contrario, lo dejaremos todo en una pila de «cosas a archivar» de la que nunca nos libraremos). Por eso es importante que todo el material necesario para archivar lo tenamos cerca, nos sintamos cómodos con él y no nos falte nunca stock (de pilas y cinta para la tituladora, o carpetas de cartulina).
Como con todo lo de la casa y oficina, de vez en cuando tendremos que mantener el archivo y borrar todo aquello que no sirva: documentación obsoleta (como tarifas de precios antiguas) o innecesaria (que guardamos para un proyecto que ya no queremos hacer, o ya hemos hecho)
Por último, recordar como dijimos con los proyectos, que no debemos confundir el material de referencia con el material de soporte de un proyecto. El material de referencia debe quedar archivado, apartado de la vista. Si lo estábamos usando para recordarnos algo pendiente, apuntémoslo en la lista de próximas acciones que corresponda.
Fotografía 1: Orange folders por MGShelton
Fotografía 2: GTD Grundausstattung por jkleske