GTD: presta atención a lo que llama tu atención

La recopilación consiste en capturar todos nuestros asuntos pendientes en algo que podamos almacenar (un gráfico, una nota, un e-mail), y después guardar ese elemento capturado en un sitio conocido y de confianza, para que más tarde podamos tomar una decisión sobre él.

Los temas abiertos pueden tener muchas caras: desde e-mails recién llegados, llamadas sin contestar, notas sueltas o cámaras con fotografías por descargar, pero también temas sin resolver en nuestra cabeza, como inquietud por en trabajo que se ha de entregar mañana, un una posible solución a ese problema en tu comunidad de vecinos, o una idea de diseño para tu tarjeta de visita.

Los asuntos abiertos, por tanto, los podemos clasificar en dos categorías: los que están bajo control en nuestro sistema y los que no lo están. Mientras un proyecto puede estar a medio proceso, puede que su próxima acción esté o no apuntada en nuestra lista de próximas acciones.

El efecto que tienen los temas abiertos no controlados es el de reclamar nuestra atención. ¿Nunca, estando metida en una tarea, te has acordado de una llamada que tendrías que hacer y no quieres que se te olvide? Con eso, acordarnos de la llamada ha hecho que desviemos nuestra atención del trabajo para prestársela a otro asunto.

Esta es la forma en la que funciona nuestra mente, no es ni bueno ni malo. Afortunadamente no podemos evitarlo, así es también como surgen las nuevas ideas y soluciones. Pero sí tenemos un problema cuando estas interrupciones son continuas y repetitivas. Por suerte, tenemos una solución para eso.

La solución es pasar ese tema al segundo grupo, al que está bajo nuestro control. Esto lo hacemos capturando. Si se trata de algo físico, poniéndolo en una bandeja de entrada, si es una idea o preocupación, tomando nota y dejándola en una bandeja de entrada. En cualquier caso, convertir ese asunto en algo que pueda ir a nuestra bandeja de entrada.

Esto no quiere decir que nos pongamos de inmediato a trabajar en el asunto; así no estaríamos haciendo ningún favor a nuestra atención sobre lo que estábamos haciendo. Al contrario, capturamos y seguimos con la tarea en la que estuviéramos. Lo que queremos es enviar un mensaje tranquilizador a nuestra mente diciéndole: «no te preocupes, a partir de ahora sé que existe este tema y pasa a estar controlado»

Idealmente, cada asunto no controlado debería reclamar nuestra atención una sola vez; entonces nosotros lo capturamos y dejará de interrumpirnos. Por eso nuestra prioridad ha de ser siempre dirigir la atención a lo que nos llama la atención: en cuanto más fluido sea el hábito de capturar, más ideas tendremos pero menos tiempo estarán interrumpiéndonos.

Puede ser que algo que en principio tienes en tu sistema, en un momento dado, empiece de nuevo a reclamar tu atención. Si esto sucede, es porque hay algo que te hace sentir que no tienes ese tema bajo control: algún evento reciente, falta de compromiso o de cumplirlo, no lo hemos revisado últimamente, etc. En cualquier caso, también capturaremos y, en el momento que sea, tomaremos acciones para volver a tenerlo controlado.

De esta forma, con el hábito de capturar, por muchas ideas que nos vengan en un momento dado, llegará el momento en que no surgirá nada más y nuestra atención podrá, ahora sí, estar al 100% en la tarea que estamos desempeñando. Estamos cambiando pequeñas interrupciones para captura por largos ratos pensando en algo que no nos es útil ahora.

Para que esto funcione de verdad, hemos de tener un sistema de trabajo como GTD, que sea:

• Fluido: las capturas se han de hacer de forma muy rápida y sin fricción, para que interrumpan lo mínimo tanto el flujo de pensamiento como el estado de productividad en el que estábamos.
• Completo: ha de permitir capturar cualquier tipo de asunto abierto, desde pensamientos, ideas, inquietudes y preocupaciones, hasta e-mails, redes sociales, incluso elementos físicos de todas las propiedades y tamaños (una grapadora y un coche). Hay que buscar las distintas herramientas y contenedores para esto, siempre intentando minimizar.
• De confianza: el sistema se ha de crear, pero también se han de instaurar ciertos hábitos de uso, mantenimiento y análisis para que funcione y esté en óptimas condiciones. De esta forma, lo convertiremos en algo en lo que nuestra mente confíe. De cualquier otra forma, si nuestra mente no se fía de algo capturado, seguirá reclamando nuestra atención.

Fotografía: time is ephemeral, de fazen.