GTD: procesa más rápido simplificando las bandejas de entrada

Si hemos dedicado unos minutos a identificar nuestras bandejas de entrada, tanto en la oficina como en casa, y cualquier otro contexto de nuestro día a día, tendremos una lista más larga de lo que esperábamos. Lo peor de todo es que, para mantener nuestro pequeño caos controlado, hemos de procesar todas esas bandejas.

A primera vista parece un nivel más de complicación. No pienses que GTD solo sirve para hacerte las cosas más difíciles; realmente esa complicación ya la tenías, y gracias a este momento que te has dado para pensar eres consciente de ella. Son buenas noticias, ¿verdad?

Vamos a mejorar aún más nuestra situación. Si hemos de procesar todas nuestras bandejas de entrada, está claro que teniendo muchas bandejas de entrada nos obliga a hacer varias veces el mismo proceso. ¿Por qué no reducimos esa cantidad de bandejas de entrada? En cuanto más simplifiquemos nuestro sistema, menos trabajo nos dará mantenerlo.

1 – Elimina los innecesarios: sé sincero contigo mismo, y piensa si aún necesitas esas bandejas de entrada. ¿Aún te interesa ese foro de contactos entre músicos, después de vender tu guitarra? ¿Tiene sentido  que sigas apuntado a la lista de correo de ‘padres primerizos’, ahora que tu hija se ha ido a vivir con su novio? ¿Cuánto hace que no miras si aún te interesan los blogs a los que estás suscrito?

2 – Redirige los buzones de correo electrónico: es habitual tener varias direcciones de correo electrónico, contando la personal, la profesional, la del club de fútbol, una más antigua que algunos amigos todavía usan, etc. Una opción es redirigir el correo de todas estas cuentas a una o dos, así sólo tenemos que ir a buscar el correo a un sitio. Gmail permite crear filtros para redirigir el correo entrante a otra dirección, y contestarlo desde esa misma. La mayoría de sistemas de correo tienen opciones similares.

3 – Reduce la cantidad de correos: no todos los correos que recibimos tienen la misma importancia, ni necesitamos procesarlos con la misma regularidad. Haz filtros o reglas en tu cliente de correo para hacer varios grupos de mensajes en función de su importancia, y procesa cada uno de esos grupos sólo con la frecuencia que merecen. Puedes ver consejos sobre esto en estos artículos de Hábitos Vitales y Think Wasabi.

4 – Sé más genérico con algunas bandejas: no hace falta tratar como mundos a parte cada bandeja de entrada, podemos integrar unas dentro de otras. Por ejemplo si recibimos los faxes de forma clásica, en papel, no hace falta que prestemos una atención especial a la máquina. Simplemente, de forma rutinaria, podemos tomar todas las páginas recibidas y volcarlas en nuestra bandeja física de papelería. Haciendolo así, lo procesaremos junto con el resto de papeles de una sola vez.

5 – Aprovecha la tecnología a tu alcance: ¿aún piensas en papel cuando lees la palabra ‘fax’? ¿Sigues imaginándote descolgando el teléfono para ver si tienes mensajes en tu buzón de voz? Si has contestado que sí a alguna de estas preguntas, aún tienes espacio para mejorar tus bandejas. Hoy en día puedes recibir un fax sin papel, directamente en tu correo electrónico, y ahorrándote así una bandeja. Igualmente, las centralitas de teléfono muchas veces pueden enviarte los mensajes de voz directamente a tu correo electrónico en un archivo de audio.

6 – Usa la magia de Google Reader o de cualquier otro agregador de feeds: hoy en día casi todas las páginas en Internet publican su contenido mediante ‘feeds’, blogs por descontado pero también foros, páginas de clasificados, etc. Buscar esos feeds en tus servicios favoritos y aprender a suscribirte y leerlos con un agregador es otra forma de centrar tu atención en una sola bandeja de entrada.

Toma estos consejos, piensa de forma creativa cómo puedes aplicarlo a tu sistema, combina más de uno y verás como consigues reducir un poco la carga de bandejas.

Fotografía: bird on a wire por jesse.millan