GTD: Proyectos

Siempre hemos entendido que un proyecto es algo que requiere horas de planificación, páginas de documentación y gráficas de Gantt.  Pero en nuestro entorno de productividad personal, que está pensado para simplificar y ayudarnos, un proyecto es algo mucho más simple: es aquello que hacemos para llegar a un objetivo, y que para conseguirlo necesitamos hacer más de una próxima acción.

Pongamos por caso que se nos ha estropeado la cisterna del baño. Lo primero será llamar al seguro de hogar y preguntar si nos cubre la reparación. Sino, como nos gusta el bricolaje, echaremos una ojeada nosotros mismos a la avería. Si la cosa es grave, tocará ir a comprar un mecanismo nuevo, y después sustituirlo.

Como vemos, algo que se puede nombrar en un simple «reparar la cisterna», se ha convertido en una ristra de acciones que hemos de completar para conseguir nuestro objetivo (esto es, poder dormir toda la noche sin despertarnos por el ruido del agua).

Con esta definición de proyecto, rápidamente aumenta nuestra lista de proyectos en marcha. Cualquier cosa simple se puede convertir en un proyecto. Pero tenemos una buena noticia, y es que esto funciona también al revés: cualquier proyecto, por grande que nos parezca, se reduce a una lista de simples próximas acciones.

Así es, la grandeza de considerar proyecto a cualquier cosa con más de una próxima acción es que los grandes proyectos que siempre hemos tenido miedo a empezar, por definición, son desglosables en próximas acciones. Y esto es lo que nos va a facilitar convertir en realidad todo lo que tenemos en nuestra lista de «algún día / quizá». Así, tan feroz es una cisterna como comprar una nueva casa o preparar un viaje que siempre hemos deseado.

Cómo nace un proyecto

Un proyecto puede surgir por varias razones. Puede darse al procesar, como en el ejemplo anterior hemos procesado la avería de la cisterna. Puede darse también por una idea que haya surgido durante una conversación, etc. O puede ser un proyecto que recuperemos de nuestra lista de «Algún día / quizá», un proyecto para el que creamos que ya se dan las circunstancias para empezarlo.

La mayoría de veces es suficiente con crear un espacio para sí mismo (una hoja de papel, una entrada en nuestro software de notas…) y capturar ahí las ideas y acciones que se nos ocurran. ¿Hasta dónde es necesario detallar? Pues realmente hasta que se cumplan estas dos condiciones:

1. Hasta que hayamos vaciado de nuestra mente todo lo que esté relacionado con el proyecto, para descargarla de trabajo, y
2. hasta que hayamos determinado con certeza al menos una próxima acción para seguir adelante con él.

Esta forma de trabajar nos servirá para los proyectos más simples, pero también nos encontraremos con algunos otros para los que esto no es suficiente. Si nos piden, por ejemplo, que organicemos un congreso, podemos apuntar las pocas cosas que se nos ocurran de entrada, sin más esfuerzos. Pero enseguida veremos que eso nos sigue ocupando la mente, que no nos hace sentir cómodos porque presentimos que hay muchas más cosas que esas.

Si la mente no está descargada es que algo falta por hacer; y en este caso lo que necesitamos es algo de planificación. En concreto, usaremos el sistema de planificación natural del que hablaremos más adelante. En resumen, se trata de guiar paso a paso nuestra mente por el proceso que espontáneamente ella misma hace para desarrollar un proyecto, partiendo de la visualización del objetivo hasta determinar las próximas acciones.

Seguimiento de los proyectos

Como comentamos al hablar de la revisión semanal, los proyectos requieren revisión frecuente. En las revisiones semanales repasaremos cada uno de los proyectos que tenemos en marcha, tacharemos las acciones que ya hemos realizado y revisaremos su estado.

Principalmente, hemos de preguntarnos si hemos llegado al objetivo que queríamos al empezar el proyecto. Al fin y al cabo, el proyecto lo hemos empezado para llegar a algún sitio. Si el resultado cumple nuestras expectativas, ¡felicidades! Hemos completado nuestro proyecto y cumplido nuestro objetivo.

Insisto en esto porque es fácil dejarse llevar por los detalles, y que siempre encontremos algo más que hacer, cuando quizá nos sintamos satisfechos con el punto en el que estamos. Si más tarde detectamos alguna posible mejora, siempre estamos a tiempo de abrir un nuevo proyecto. Por ejemplo, ¿hasta qué punto hemos de trabajar en el jardín hasta que lo demos por reformado? Trabajo siempre habrá, claro, pero en algún momento tendremos que dar por finalizada la fase de reforma.

Si al revisar el proyecto creemos que los resultados no coinciden con aquello que visualizamos como objetivo al empezar el proyecto, tendremos de pensar en cuál es la próxima acción que debemos hacer, y apuntarla en la lista correspondiente. Si hemos cerrado el proyecto, escogeremos un nuevo proyecto que realizar de la lista de «algún día / quizá».

Material de soporte

Muchas veces vamos a necesitar cierto material complementario, como catálogos, planos, notas que vamos tomando, fotografías, presupuestos… Llamamos a todo esto el material de soporte del proyecto. Haremos una carpeta para cada proyecto donde agrupar todo este material.

A menudo este material se confunde con el material que guardamos en el archivo de referencia. El material de soporte debe estar siempre a mano y no archivado, a sabiendas de que es en lo que vamos a trabajar próximamente. Si no lo hacemos así, estamos añadiendo un esfuerzo extra, y tendremos una excusa para postergar el trabajo.

Por qué separa los proyectos y las acciones

Es muy importante tener separadas las próximas acciones de los proyectos. Los proyectos los elaboramos durante revisiones o las planificaciones. Las acciones son las que hacemos cada día.

La razón de la lista de próximas acciones es que, en el día a día, le demos a nuestro cerebro las órdenes lo más masticadas posible, no para que piense sino para que trabaje. Si pusiéramos un proyecto en una lista de cosas a hacer, estamos poniendo una dificultad extra (decidir la acción a realizar), y eso, como con el material de soporte, es una razón para procrastinar el trabajo «para otro momento en el que tengamos más ganas».

Imagen: Daniel McCullough