GTD: Qué hacer con las acciones que retrasamos

Las listas de próximas acciones pueden contener muchos elementos, que se van renovando a medida que hacemos, capturamos y revisamos. Pero con el paso de los días a veces hay acciones que no se mueven, llevan semanas en la lista pero no las hacemos nunca.

Hay varias razones por las que pasa esto, y cada una tiene su solución:

• Es un proyecto y no una acción: si al procesar no hemos sido cuidadosos, podemos haber apuntado un proyecto sin desglosar en la lista de próximas acciones. Más adelante, al leerla, no la haremos por creer que es una acción muy ‘difícil’. Si es así, vuelve a procesarla y a hacer algo de planificación natural con ella.
• No hemos clarificado el resultado: para que una acción tenga sentido, hemos de definir exactamente cuál es el resultado que buscamos. Esta definición se debe hacer cuando procesamos, porque es el momento en el que pensamos. Por ejempo, la acción «hacer algo con el televisor viejo» no clarifica lo que se ha de hacer. Prueba a usar un verbo distinto a «hacer» y no uses palabras vagas como «algo» o «algunos»; sé concreto.
• No es una acción ‘importante’: si siempre hacemos las acciones importantes, nos quedarán las que no van a ganar suficiente importancia, como puede ser colgar un cuadro frente a acciones de proyectos laborales. Realmente lo que pasa es que no percibimos su importancia real, porque son compromisos (con nosotros o con los demás) que no estamos cumpliendo, y no hacerlas puede traer peores consecuencias. Así que en este caso, recordaremos la importancia real que tiene la acción, o la que puede tener no hacerla (sus consecuencias negativas).
• La acción no es la próxima acción: «cambiar las pilas del mando a distancia» es una acción que no podremos hacer hasta que tengamos pilas nuevas. ¿Has anotado «comprar pilas» en tus listas? No delegues ninguna próxima acción a tu memoria.
• Está en un contexto erróneo: puede ser una llamada en el contexto de los recados, algo muy evidente, pero puede ser algo más sutil, como anotar un «comprar un diccionario» en un contexto «comprar» que realmente sólo revisamos cuando vamos al supermercado (y donde no encontraremos diccionarios). Cambia la acción de contexto o crea uno más adecuado.
• No revisamos un contexto con frecuencia: si no tenemos hábito de revisar todos los contextos que se aplican en una situación, ya sea por comodidad, por tener un exceso de contextos o por obviar que no habrá nada útil, se nos escaparán las acciones que haya en ellos. Si es así, revisa tus hábitos y tus contextos, para ver si tienes todos los que necesitas pero no más de los que necesitas.
• La acción no está actualizada: una acción consiste en una instrucción que queremos seguir para obtener un resultado que deseamos. Con el tiempo, puede que ya no deseemos ese resultado o no tenga sentido la acción para nosotros. Por eso tenemos que revisar semanalmente las acciones y comprobar si realizarlas todavía es útil para nosotros.
• La acción es muy larga: la mente crea resistencia a las acciones muy largas. ¿Crees que puedes terminar la acción en menos de 20 minutos? Si no es así, quizá puedas desglosarla en elementos más pequeños, o quizá después de todo sea un proyecto.

Fotografía: Dumbbells, por Iwan Gabovitch