GTD: Qué proyectos debemos planificar

Hay proyectos en GTD más complejos que otros (aunque no más importantes). Algunos proyectos los definiremos mentalmente casi al instante. Por ejemplo, comprar una batería nueva para la cámara de fotos requiere poco más que mirar el modelo de la batería, apuntarlo, e ir hasta la tienda de fotografía a comprarlo.

Otros proyectos requerirán en cambio un poco más de tiempo. ¿Cuáles son estos proyectos? Todos aquellos que reclamen nuestra atención. Un proyecto que no esté suficientemente definido nos pedirá a gritos que le hagamos caso, no sentiremos que lo tenemos bajo control hasta que no tomemos algún paso más.

En esta categoría de proyectos que requieren mayor planificación, nos encontramos con dos casos:

• Aquellos cuya próxima acción sea «planificar». Dicho de otra forma, sabemos que de este proyecto todavía no sabemos lo suficiente; estamos encallados hasta que no lo planifiquemos algo más y determinemos próximas acciones concretas.
• Aquellos para los que nos surgen ideas aleatoriamente. Son aquellos proyectos que se nos ocurren mientras esperamos en la cola del supermercado, o pensamos en alguna mejora mientras nos duchamos.

En el primer caso, sabemos que la próxima acción tiene que ver con la planificación natural. No es que en un proyecto más sencillo no usemos la planificación natural, precisamente se le llama así porque, en el caso de la batería para la cámara nos ha salido de forma natural.

La próxima acción, para estos proyectos, puede ser una o más de las siguientes:

• Lluvia de ideas
• Organizar
• Convocar reuniones
• Recoger información

Sea cual sea la próxima acción que necesites, ya deberías tenerla anotada en tu lista de próximas acciones (si no es aplicable la regla de los dos minutos, claro está), como cualquier otra. Por ejemplo, «Llamar a Luis y pedirle su opinión sobre el informe trimestral» en caso de que necesites recoger esa información.

Para los proyectos que reclaman nuestra atención creando ideas aleatoriamente, lo importante es tener siempre a mano herramientas para capturar esas ideas. Si estás en una terraza tomando un café y se te ocurre un nuevo proyecto, has de tener lápiz y papel, o lo que tú uses normalmente, para capturarlo y procesarlo cuando llegues a casa o a la oficina.

En cualquier caso, dedicar un poco más de tiempo a estos proyectos hará que, al quedar más claros, los tengamos más bajo control, que al final es de lo que se trata. El resultado: no los tendremos reclamando nuestra atención y estaremos más tranquilos.

Fotografía: Dusted office, de Dwonderwall