GTD se adapta a las circunstancias (parte 1)

Una de las cosas que se dice de Getting Things Done es que la metodología te permite adaptar tu sistema a tus circunstancias. En más de 13 años (de hecho, mañana el blog cumple 13 años) mi sistema se ha ido adaptando a los cambios que he tenido en mi vida. De hecho, podría decirse que es lo que me ha ayudado a mantener la cordura en esos momentos de crisis. Al fin y al cabo, nuestro sistema GTD es un mapa que nos ha de permitir navegar pon nuestra realidad, así que es lógico que se adapte.

He vuelto a tener un cambio en mi vida. Hace unos días empecé a trabajar en un nuevo proyecto. Si has pasado por esto, ya sabes todo lo que me encontré: he conocido a muchas personas nuevas, tanto compañeros como colaboradores; he absorbido mucha información, he tenido que observar mucho también (la cultura de las empresas no es algo que se aprenda a través de un manual). También he tenido que definir cuál es mi trabajo en ese entorno, y empezar a entrar en materia.

Este es uno de esos cambios grandes por los que pasamos en la vida, y puede convertirse en algo más o menos catastrófico en función de cómo de controlada tengamos la situación.

Os voy a explicar algunos de los ajustes que he tenido que hacer, y cómo la metodología GTD me ha permitido responder adecuadamente.

Mis horarios han cambiado

Ahora tengo horarios de entrada y salida. Los horarios son siempre un tema «orientativo», porque no hay cerebro que pueda compartimentar horas y pensamientos, pero en cuanto a la presencia física hay que guardar las formas. He tenido que cambiar mis rutinas y la hora a la que me despierto. Mis acciones a primera hora tienen que ser más regulares, para poder llegar a la oficina a una hora regular.

Mis herramientas de trabajo han cambiado

El primer shock fue volver a trabajar con Windows y herramientas Office, con el correo alojado en la infraestructura de la empresa. La sensación que tengo es la de que me han puesto badenes para que no coja demasiada velocidad, con la cantidad de clics extra y limitaciones que tengo respecto a mi antigua forma de trabajar.

Aquí entra en juego el principio del área de influencia: ¿qué cosas puedo hacer yo para que esta situación mejore, y qué está fuera de mi alcance?

• Dentro de mi área de influencia está instalar pequeñas aplicaciones que me faciliten el flujo de trabajo. Pueden ser automatismos, atajos de teclado o expansores de texto. Estoy haciendo bastante I+D en ese aspecto.
• Fuera de mi área de influencia está el escoger el sistema operativo y cómo funciona el correo. Al menos por ahora, espero que en algún momento pueda empezar a ‘pinchar’ a los responsables de IT. Por tanto, tocará resignarse y buscar la mejor forma de aprovechar lo que tengo.

El gestor de listas GTD

En vista de esta situación ya había empezado a buscar alternativa a mi fiel OmniFocus, una herramienta fantástica para llevar el sistema GTD siempre que no salgas de macOS. La versión web para acceder desde Windows es, a parte de un servicio de pago adicional, una versión demasiado pobre para justificar centrar mi sistema alrededor suyo.

Así que moví mi sistema a Notion, un software que llevo tiempo probando y comentando en el canal de YouTube de Equipos Sin Oficina. Notion es una herramienta muy versátil, y permite montar un sistema desde lo más simple (una página por lista, como haríamos con Evernote o Recordatorios) a lo más complejo (bases de datos enlazadas para hacer filtros). Y sí, he hecho cosas muy chulas y funcionales, pero experiencia de trabajo no es la misma que con una aplicación ad hoc para la gestión de acciones.

De todas formas, si te interesa saber cómo lo he montado, déjame un comentario y lo explicaré aquí y/o en YouTube.

Herramienta de captura

Este cambio de herramientas ha afectado también a como capturo cuando estoy delante del ordenador. En mi Mac capturo con cero fricción. Para hacer lo mismo en Windows, estoy buscando una opción que me permita:

• capturar en el correo electrónico estando en Windows
• activar la captura con un atajo de teclado (ejemplo: pulsar Win-C poder empezar a escribir la captura; menos de 1 segundo para empezar a escribir)
• que funcione sin conexión.

Aún no lo he conseguido. Ahora, si pulso Win-1 me aparece una ventana que me captura en Notion, si estoy on-line. Todo se andará, ya que puede ser mi pequeño proyecto de programación.

Porque ya no programo, ¿no os lo había dicho? Ah, pues esto vendrá en otra parte del artículo, cuando hable de las áreas de responsabilidad.

De momento ya he podido empezar a trabajar en el día a día, con mi sistema en otra herramienta pero 100% útil, y un sistema de captura funcional (en cualquier caso, con papel y lápiz al alcance de la mano).

¿Cuál es tu experiencia acerca del control del día a día ante una situación de cambio con GTD? ¿Te interesa ver una implementación de GTD en Notion?

Imagen: Austin Distel