GTD: Si te funciona, úsalo para todo

Esta semana estaba preparando con una amiga algo que teníamos que hacer la semana siguiente. Mientras hablábamos me dijo «a veces se me escapan cosas de las que tengo que hacer en mi ámbito personal porque se me olvidan».

Se me ocurrió preguntarle «¿y por qué no usas un calendario?». Me contestó que no le funcionaba del todo bien tal y como lo había probado hasta ahora, a lo que añadió: «en el trabajo sí uso un calendario, el que viene en el mismo programa de correo; eso sí que me va bien».

A veces pensamos que el trabajo y nuestra vida personal no tienen nada que ver, que las herramientas y métodos de un ámbito son cosas totalmente separadas. Esto en parte es normal porque el tipo de tareas que hacemos en un lugar (reparar un neumático, rellenar un formulario de compras) suelen ser distintas.

Pero también es cierto que hay otras actividades que son comunes: hacer llamadas, procesar el correo electrónico, y gestionar nuestro trabajo pendiente. Si es así, ¿por qué los tratamos de distinta forma?

Fuera ya de la discusión sobre si debemos mantener o no separadas nuestras vidas profesional y personal, hemos de aprender a usar aquello que nos ha dado buen resultado en un sitio en el otro, y probar si funciona mejor.

Si usamos GTD o cualquier otro sistema de organización en nuestro trabajo, ¿por qué no aplicarlo también en casa? No es necesario mezclar las listas de acciones, hablo del método, de la mecánica. Igualmente, si usar un calendario en el trabajo nos funciona, ¿podría funcionar usar un calendario para nuestras cosas personales? Vale la pena, como mínimo, probarlo.

Pensemos también en el sentido contrario: si la forma en que despachamos el correo electrónico personal nos funciona, ¿puede adaptarse al correo electrónico del trabajo? Incluso si cruzamos las conductas: si la forma de leer los blogs personales es rápida, puedo aplicarla, por poner un caso, en leer revistas especializadas del trabajo, o aplicar el método que uso en la oficina con los formularios a las facturas domésticas.

Lo importante es reconocer lo que nos funciona, y no ser escrupulosos por su origen, sino atrevernos a probarlo en distintos ámbitos o con tareas distintas. No hay que desaprovechar una oportunidad de mejorar, y menos si es haciendo algo que ya sabemos hacer y, por tanto, no requiere tiempo de aprendizaje.

Fotografía: Christmas Season’s Over por kozumel