GTD: tener ideas y no perderlas

Seguro que te ha pasado alguna vez. Estando de paseo has tenido una idea que te puede solucionar un problema del trabajo. Has pensado, ‘cuando llegue mañana a la oficina lo recordaré y me pondré con ello’, pero llega el día siguiente y esa idea ya no está ahí. O durante una conversación con un compañero en el café, mientras habláis sobre el proyecto actual te comprometes con él a hacer una tarea, y seguís hablando. Al llegar a tu mesa, por supuesto, no sólo no recuerdas cuál era la tarea, ¡es que ni siquiera te acuerdas de que te habías comprometido!

La mente es mala para recordar

Según los psicólogos, no somos capaces de mantener ‘calientes’ en nuestra memoria a corto plazo más de 7 o 9 cosas simultáneamente. Esto quiere decir que si en el supermercado tenemos una idea y no la apuntamos, a la que hayamos ido a buscar arroz, leche y cinco cosas más se nos habrá ido completamente de la cabeza. Si bien nuestra mente es mala para recordar, hay algo hace muy bien, y es pensar. Si liberamos a nuestra mente de recordar cosas tendremos a nuestra disposición una máquina de tener ideas.

Claro que si estas ideas las olvidamos de poco nos sirve. La situación parece bastante clara: si no capturamos esas ideas se perderán, y siempre vale la pena tener muchas ideas aunque sean malas, que dejar escapar una idea por muy buena que sea. Por no hablar de los compromisos a los que podemos fallar si no los apuntamos.

Captúralo todo

La mejor forma de mantener una idea es capturarla tan pronto como la tenemos. Lleva siempre contigo alguna forma de apuntar cosas. Puede ser algo tan sencillo como enviarte un e-mail desde tu teléfono móvil, aunque el papel y lápiz o bolígrafo siempre estimulan más la creatividad. Cualquier cuaderno o bloc de papel te servirá, siempre que te sea cómodo llevarlo. Es mejor si es rígido, por ejemplo con tapas duras, porque te costará menos escribir si lo aguantas con la mano. A mucha gente le gustan las libretas Moleskine, pero personalmente prefiero un cuaderno que me permita arrancar las hojas y ponerlas en la bandeja de entrada (aunque ahora hay unos pequeños cuadernos Moleskine con páginas microperforadas).

No descartes las tarjetas de cartulina, son cómodas, rígidas y económicas. No pienses sólo en un bloc de notas para llevar contigo, deja material de captura en todos los sitios donde pueda nacer una idea: en la mesa del desayuno, junto al teléfono, en la mesita de noche, sobre tu escritorio, cerca tuyo mientras estás trabajando…

Procesa las notas

Una vez lleguemos a casa o a la oficina debemos encargarnos de esas notas. Las ponemos en la bandeja de entrada y las procesamos. En el momento que se nos han ocurrido estábamos volcando lo que nos pasaba por la cabeza, y el siguiente paso es introducirlo en nuestro sistema. Hay que pensar que las notas no son la forma definitiva de archivar esa idea, sino que hay que determinar qué hacer con ella. Si hemos anotado que hemos quedado con alguien este fin de semana, aún nos falta anotarlo en nuestro calendario. Una idea para un nuevo proyecto no es nada si a continuación no decides cuál es su próxima acción.

Crea un hábito

Como todo en GTD, el efecto positivo de capturar se multiplica si lo convertimos en un hábito. Si siempre lo hacemos y pasamos a confiar en nuestro sistema GTD, llegará un momento que no usaremos la memoria inmediata para capturar, y nuestras ideas dejarán de precipitarse inevitablemente hacia un abismo de olvido. Esto repercute en nuestro estrés también, es fácil imaginarse la situación contraria: cuando no capturamos correctamente perdemos oportunidades, nos quedamos sin aquella solución que habíamos pensado, hemos de pedir disculpas a menudo por olvidarnos de asistir a una reunión o hacer una tarea…

Por no hablar de la concentración: mientras escribo este artículo tengo un taco de notas. Si al hacer un comentario me surge otra idea para otro artículo, la anoto y sigo con lo que estaba haciendo. También he recordado una llamada que tengo que hacer durante la mañana, pero para no distraerme de lo que estoy haciendo también la he apuntado. Fotografía: Hipster PDA / To-do list por koalazymonkey