Hacer, ejecutar las acciones

Two heads are better than one, por Krikit

Y, por fin, después de haber capturado, procesado y organizado todo, ha llegado el momento de empezar a hacer cosas.

La gestión del tiempo aquí no nos puede ayudar en cómo hacer las cosas (si aún no sabemos cómo hacer las cosas puede ser porque aún no hayamos decidido una acción concreta a realizar, si es así vuelve a procesarlo; también puede ser porque no tengamos suficiente información, así que puedes delegarlo a otra persona que sí sepa o crea las acciones necesarias para hacerlo tú, como hacer algún curso o leer un manual).

La gestión del tiempo nos puede ayudar, aunque no solucionar, a decidir qué acción realizar. GTD nos propone tres modelos para decidir:

Modelo de los cuatro criterios

Este modelo nos dice que, para escoger una acción, hemos de pensar en:

• La situación: escogeremos dependiendo del contexto en el que estemos. Por ejemplo, si no tenemos un teléfono cerca no podremos hacer llamadas, si disponemos de un ordenador quizá podamos enviar unos e-mails. Esto sale casi automáticamente con el uso de contextos.
• El tiempo disponible: al inicio de la jornada tenemos perspectivas de poder trabajar un buen rato seguido, sobretodo si llegamos de los primeros a la oficina; en ese caso podemos empezar una acción que se prevé larga. Al contrario, si en diez minutos tenemos una reunión, buscaremos una acción corta. Para estos casos, podemos crear listas para los contextos «corto» y «largo».
• Nuestra energía: no podemos rendir igual durante toda la jornada. Para esos momentos en que no tenemos la mente tan despierta podemos tener una serie de tareas más sencillas, como llamar al médico para pedir hora. Igual que antes, podemos tener en reserva una lista con el contexto «energía baja».
• La prioridad: si aún con los criterios anteriores dudamos entre varias tareas, escogeremos en función de la prioridad de cada una. ¿Es más importante llevar aquél paquete a correos o encuadernar los documentos para la reunión? Eso ya es una decisión que deberemos tomar nosotros.

Modelo de triple evaluación del trabajo diario

El modelo de los cuatro criterios nos sirve para decidir qué acción realizar cuando podemos hacer tareas apuntadas en nuestras listas. El modelo de triple evaluación del trabajo diario nos previene de que ese tipo de trabajo, el que previamente teníamos definido, debe convivir con otros dos tipos de trabajos:

• Realizar trabajo predefinido: esto es todo lo que tenemos apuntado en nuestras listas para hacer
• Realizar trabajo a medida que surge: nos paran en un pasillo como una reunión improvisada, vienen a vernos a nuestra mesa, recibimos una llamada, salta el aviso de llegada de e-mail…
• Definir el trabajo: el momento que hemos de dedicar a planificar, decidir nuevas acciones, procesar las bandejas de entrada, etc.

¿Qué es a lo que debemos dedicarnos? Pues dependerá de nuestra intuición. Lo importante es tener claro que no podemos dedicarnos sólo a un tipo de trabajo, ya sea lo que nos asalta a cada momento (aunque a veces es tentador para no tener que tomar decisiones), ni nos podemos pasar la vida definiendo y planeando si después no lo vamos a llevar a cabo.

Hay algunos trucos para reducir la cantidad de interrupciones que recibimos, y así canalizarlas hacia nuestro flujo de proceso natural (reduciendo lo que aparentemente son urgencias a trabajo normal). Para descubrir estos trucos, te recomendo que te suscribas a los blogs que recomendamos al iniciar esta serie.

Modelo de los 6 niveles para revisar el propio trabajo

Este es el tercer modelo que comentaremos en otro post. A grandes rasgos, nos dice que de vez en cuando hemos de revisar nuestras acciones del día a día y ver si están alineadascon los proyectos y objetivos que nos hemos planteado a medio y largo plazo.

El trabajo del día

Getting Things Done recomienda tener siempre las listas de próximas acciones cerca, y que escojamos de ahí una acción en el mismo momento que tengamos tiempo para realizarlas, es decir, no realizar una planificación previa.

Este sistema por sí mismo funciona bien, pero me he encontrado con que muchas veces hay un factor humano (procrastinación o postergación) que juega en contra nuestro.

Lo que yo añado al GTD puro es una pequeña lista con las tareas más importantes. El día antes o el mismo día a primera hora decido, de todo lo que tengo pendiente, escojo tres o cuatro tareas que son lo más importante que debo hacer. Estas tareas son las que he de hacer durante mi jornada laboral de 8 horas.

Lo que consigo es tener siempre delante lo que tiene prioridad. También consigo no perder el tiempo en revisar todas las acciones y evito la tentación de hacer algo más sencillo. Y si a lo largo del día cambian las prioridades, una lista de 3 ítems es suficientemente pequeña como para detectar que he de replanteármelas.

Esto, como digo, me sirve para llenar el 80% de mi horario de trabajo. A partir de ahí, los huecos del otro 20% y del resto del día (para mis tiempo personal) los acabo de rellenar con los otros modelos para tomar decisiones.