GTD: La planificación natural

No es muy difícil controlar el cambio de una bombilla fundida, apuntamos la acción en la lista de tareas y ya está. Aún no teniendo bombillas de recambio, no nos costará añadir «comprar una bombilla» a este pequeño proyecto. Pero ¿qué pasa cuándo queremos montar una fiesta?

Montar una fiesta está al alcance de cualquiera, siempre que nos organicemos bien. Como con la bombilla, podría apuntar un par de cosas en la lista de próximas acciones, pero al ser algo más complejo, yo no estaría tranquilo, no creería tenerlo todo bajo control. Lo bueno sería dedicar unos minutos a planificar el proyecto.

La planificación natural

La planificación natural es una técnica que se basa en la forma que nuestro cerebro tiene de desglosar las cosas. Vamos a poner un ejemplo de cómo pensamos.

Hemos decidido montar una celebración para nuestra pareja. Como es una fecha señalada, lo tenemos clarísimo: queremos hacerle una fiesta sorpresa. Eso quiere decir que además de hacer la reserva en el restaurante, tenemos que decidir nosotros solos a quien invitar. Incluso nos las vamos a tener que ingeniar para conseguir los teléfonos de sus amistades, que sólo ella tiene. Y también decidir la hora de la celebración… ¡Y la fecha! Eso es, antes la fecha que la hora. Está claro, primero la lista de invitados, después ponerme en contacto con ellos, acordar una fecha y llamar  al restaurante para reservar mesa.

Este es un ejemplo muy realista de cómo pensamos en proyectos complejos. Vamos a identificar qué pasos hemos seguido hasta tener una idea clara de cómo empezar:

Primero hemos definido los propósitos y principios. Lo que buscamos es que nuestra pareja viva una ocasión especial, que tenga un feliz recuerdo de esta fecha tan señalada.

Después nos hemos imaginado cómo puede ser esa ocasión, como la vamos a plasmar. Hemos visualizado que lo que vamos a hacer es una  fiesta sorpresa, con muchos invitados y en un buen restaurante.

A continuación hemos hecho una lluvia de ideas o «brainstorm«, hemos ido enumerando todo lo que se nos ha ocurrido que tenía que ver con la celebración, y no hemos parado hasta que hemos tomado nota de todo y no se nos ha ocurrido nada más.

También hemos tomado todo lo que ha salido de la lluvia de ideas y lo hemos organizado: hemos decidido en qué orden tienen que suceder todas estas cosas, como confirmar los invitados antes de llamar al restaurante.

Por último, una vez tenemos claras las distintas fases, empezamos a pensar en las próximas acciones que podemos realizar: tomar papel y lápiz y hacer la lista de posibles invitados, consultar la agenda para ver qué días podemos hacer la fiesta, etc.

Los cinco pasos de la planificación natural son, por tanto:

1. Definir propósitos y principios
2. Visualizar resultados
3. Generar lluvia de ideas
4. Organizar
5. Identificar las acciones siguientes.

Hasta dónde planificar

Nos podemos preguntar: ¿hasta qué detalle es necesario planificar un proyecto? La respuesta es: hasta que nos podamos olvidar del proyecto.

Hemos visto que un pequeño proyecto, como el de cambiar la bombilla, podemos convertirlo en sus próximas acciones sin pensar mucho.

Para otros proyectos, como  dar una capa de pintura a una valla, necesitaremos al menos una lluvia de ideas de los materiales que vamos a necesitar: ¿qué puede haber peor que quedarse sin pintura a medio trabajo por no haber sido previsor?

Unos pocos proyectos, como con la fiesta, serán suficientemente complejos como para querer realizar todos los pasos al pie de la letra. También entraremos en más o menos detalle dependiendo de la ocasión. La cuestión es que GTD busca que nos olvidemos de las acciones, así que si algo te sigue rondando la mente es que aún le hemos de dar una vuelta más.

Por cierto, no te olvides del regalo. Para la fiesta, digo 🙂

Fotografía: Geometría y Cinetismo