GTD: Organizar las listas de tareas o próximas acciones

Las listas son la herramienta básica del control de tareas pendientes (o to-do). A veces nos hemos encontrado saturados de trabajo, y hemos apuntado en una lista todo lo que queríamos hacer. Si lo hacemos así es porque sabemos que nuestro cerebro funciona bien con las listas.

En esas ocasiones, al apuntarlo todo en una lista nos centrábamos en trabajar y teníamos la mente más despejada, sabiendo que ya habíamos establecido un orden de trabajo y que cuando acabáramos lo que estamos haciendo sabríamos con qué seguir.

To-do list por knitsteel

Si en esas ocasiones de estrés nos han funcionado las listas, ¿por qué no trabajar siempre con ellas?

Cómo hacer una lista

Usa lo que sea más cómodo para ti para mantener las listas. Los cuadernos de papel son muy útiles y manejables, además de no quedarse sin baterías. También puedes usar un ordenador, y a partir de ahí desde un documento de texto donde apuntar cosas hasta un programa especializado en listas.

En mi caso uso ordenador, con él puedo reordenar las listas, mover elementos entre listas, mantener los elementos en varias listas a la vez, y etiquetarlas si es necesario; no me gusta del cuaderno ir tachando tareas y tener que pasar páginas de elementos tachados hasta encontrar uno pendiente (o, aún peor, tener que rescribir de vez en cuando las cosas pendientes en una nueva página). Uso Toodledo, una aplicación por web que además tiene versión para iPhone y puedo llevar conmigo (y por si se me acaban las baterías puedo sacar una copia de las tareas en un cuadernillo plegable).

Cómo apuntar las tareas acciones

Las acciones que queramos llevar a cabo las hemos de apuntar de forma que nos sean lo más útiles posible y nos hagan pensar lo mínimo (ya tenemos el tiempo de proceso para pensar):

• Apunta próximas acciones, no tareas: asegúrate de que lo que apuntas sea una acción concreta y realizable. Por ejemplo, «arreglar la bicicleta» es más un objetivo que una acción, en cambio «comprar un neumático para la bicicleta» es una acción concreta que realizar.
• Añade no sólo la acción sino también la razón: si añadimos el objetivo el objetivo por el que queremos hacer esa próxima acción nos será más fácil, después de hacerla, determinar cuál es la acción siguiente. Por ejemplo, «comprar un abrigo para el viaje a Suecia» nos puede sugerir después «preparar la maleta».
• Pon toda la información que necesites: si has de hacer una llamada escribe el número de teléfono del destinatario; si has de enviar un e-mail apunta el tema del que has de escribir y la dirección del destinatario.

Los contextos

En un sistema en el que apuntemos todas nuestras próximas acciones podemos tener apuntadas decenas (incluso centenares) de acciones. Si cada vez que leemos la lista hemos de buscar algo que podamos hacer ahora entre tantas cosas estaremos más tiempo leyendo que trabajando.

Getting Things Done recomienda el uso de contextos para trabajar. Un contexto <>es una situación en la que nos podemos encontrar y para la que hacemos una lista a parte de cosas que podamos hacer en ese momento. Por ejemplo, si tenemos una lista de acciones titulada «llamadas», al estar cerca de un teléfono veremos con más facilidad qué llamadas tenemos pendientes. Otros contextos pueden ser e-mails, cosas que hacer cuando estamos bajos de energía, acciones que nos lleven poco tiempo, o acciones que sólo podamos hacer en casa.

Los contextos son una cosa muy personal, cada uno sabe cuales son sus situaciones de trabajo más frecuentes. Incluso si eres una persona que trabaja en casa, es posible que muchos contextos se te solapen y no te sean útiles.