Por qué leer el correo en momentos concretos

Habrás oído alguna vez que para ser productivo no debes tener el correo electrónico abierto continuamente. Como todos los consejos en términos absolutos, podría ser productividad basura, pero teniendo en cuenta que prácticamente todos trabajamos con correo electrónico, sería casi un consejo universal.

De todas formas, prefiero entrar en profundidad en el asunto, porque hay un transfondo interesante. Por un lado, el correo suele venir acompañado de notificaciones en pantalla, campanitas, contadores de colores y demás que convierten lo que debería ser una herramienta en una absurda maquinaria de distracción. Al parecer, algún director de producto iluminado decidió que recibir un correo electrónico tenía que convertirse en un evento que paralizara nuestra vida y que merecía nuestra devoción. Desde ese momento la cosa no ha ido más que a peor.

Hay otro efecto no tan evidente de consultar el correo a destiempo. Consultar el correo, como otras bandejas de entrada, a tiempo es hacerlo en el tiempo de nuestra jornada que dedicamos a definir nuestro trabajo, a aclarar los inputs que nos llegan. Es un tiempo específico para pensar sobre esos inputs y, si es necesario, introducir recordatorios o información en nuestro sistema. El objetivo es tener una cadena que permita pasar los indefinidos (posibles problemas, por ejemplo) a elementos digeridos y organizados en nuestro sistema: de la bandeja a la lista de acciones o la basura (si es el caso).

Consultar el correo o las bandejas de entrada a destiempo es leer los correos y capturas en un momento distinto al que corresponde. Mientras que lo más efectivo es separar el tiempo de trabajar del de pensar y analizar, lo contrario sería, por ejemplo, encontrarnos en medio de ejecutar una tarea y (por accidente o por mal hábito) leer un correo con una petición de nuestro jefe, y seguir con la tarea que estábamos haciendo.

Otro ejemplo muy frecuente de procesar a destiempo es el de estar fuera de la oficina, haciendo un recado o en nuestro tiempo libre, y abrir el correo electrónico desde el móvil a sabiendas de que no estamos por la labor de aclarar adecuadamente lo que recibamos. Es decir, vamos a hacer una lectura casual sin saber lo que vamos a encontrar (lo que es fantástico para la lectura de un artículo, pero no para un mail de un cliente).

Lo que sucede entonces es que rompemos la cadena: lo que podría haber sido treinta segundos de anotar una siguiente acción en caso de haberlo hecho a tiempo, se convierte en leer un mensaje de un cliente enfadado que, como no estamos procesando adecuadamente, lo que podría resolverse creando una acción en nuestra lista de acciones (y así darle una vía de escape hacia nuestro sistema de efectividad), a ese pensamiento no le damos otra opción que dejarlo en nuestra cabeza.

Y es así como, empezando con la curiosidad de «abrir el correo en el móvil, a ver si nos ha llegado algo», pasamos el resto del paseo con nuestra familia, la cena con los amigos o la excursión del fin de semana con el estrés del enfado del cliente, recordándolo continuamente y deseando volver a la oficina para trabajar y solucionarlo (incluso sin haber pensado si eso es lo que debemos hacer con ese asunto, pero el estrés manda).

Frente a esto, si somos conscientes de qué es lo que estamos haciendo en cada momento y gestionamos nuestra atención, podemos movernos equilibradamente entre los distintos estados de nuestro día, sea trabajando cuando ejecutamos las tareas definidas, clarificando los correos nuevos cuando definimos el trabajo, y estando presentes en cada una de las cosas que decidamos hacer, sean actividades o descanso.

Fotografía de Alberto Casetta