Por qué necesitas una lista de proyectos

Dice David Allen (y la experiencia) que es fácil llenar nuestra lista de próximas acciones con 500 elementos. Eso representa que cada vez que nos sentemos a trabajar, aunque las tengamos separadas por contextos, nos podemos enfrentar a una lista de… ¿Cuantas? ¿100? ¿200?

¿Podemos recordar qué son todas esas cosas pendientes de hacer? Y no me refiero solo a recordar literalmente todas esas acciones concretas; de hecho para eso usamos la lista, para no depender de nuestra memoria y vaciar la mente.

Cuando hablo de recordar, me refiero a si tenemos al menos una ligera idea de qué es lo que queremos conseguir detrás de todo ese trabajo. Estamos liberando la mente para que se pueda dedicar a cosas más útiles que recordar una lista, como por ejemplo, pensar: en buscar soluciones, en cómo hacer las cosas de la mejor forma posible, etc.

Ahora, ¿como hacemos para que el máximo de cosas que pensemos vayan orientadas hacia nuestros objetivos? Si recordar 500 acciones es tan difícil, ¿hay alguna forma de que tengamos una intuición sobre todos ellos, y de alguna forma tenerlos presentes?

Esto es posible, y lo podemos hacer mediante una lista de proyectos activos. Los proyectos son todos aquellos objetivos que para conseguirlos requieran más de una próxima acción. Mientras que la lista de próximas acciones nos sirven como objetivos a muy corto plazo (algo que pueda hacer durante la próxima media hora, por ejemplo), los proyectos nos hablan de lo que queremos conseguir en conjunto en plazos de una semana o un mes.

La mente tiene una particularidad llamada filtro reticular: cuando nos interesa algo concreto, lo que hace nuestro cerebro es detectar con más facilidad cosas que tengan que ver con nuestros intereses: objetos, productos, sensaciones, ideas, etc.

Al hacer una lista de proyectos, estamos activando este filtro reticular, informándonos a nosotros mismos de qué cosas son importantes durante esta semana. Esto nos beneficiará en:

• Enfocar la mente: mientras trabajamos en una tarea concreta, aparentemente mundana, tendremos presente para qué hacemos esa acción, el beneficio mayor que perseguimos. Esto no solo es bueno para la motivación, sino que nos puede ayudar a tomar decisiones sobre como hacer la tarea para obtener el máximo resultado relacionado con nuestro objetivo.
• Escoger las tareas más importantes: las tareas más importantes son aquellas que nos hacen avanzar más hacia nuestros objetivos, y son las que deberíamos escoger por encima de las demás. Si tenemos presente dónde queremos llegar acertaremos a escoger qué camino seguir.
• Facilitar la revisión en el nivel de los 3.000 metros: cuando una vez a la semana revisemos y preparemos el trabajo para la semana siguiente, lo haremos desde un punto de vista más alto. Tomar decisiones de resultados con 500 acciones es difícil. Es mucho más sencillo si agrupamos esas acciones en objetivos.

La lista de proyectos es una herramienta útil tanto para el día a día, donde nos ayuda a tomar mejores decisiones, como para tomar decisiones en niveles más altos, sobre resultados que queremos conseguir. Y, sobretodo, para que nuestra mente o intuición esté bien informada de hacia donde van nuestros esfuerzos.

Fotografía: Dusted office, de Dwonderwall