Por qué no funcionan (ya) las listas de prioridades

En algún libro habrás leído ya el consejo: primero haz una lista de todas las tareas que tienes pendientes, y después agrúpalas según su prioridad en tres listas: A, B y C (siendo A la de mayor prioridad).

Hace unos años esta forma de organizar el trabajo quizá funcionara y, al fin y al cabo, mejor era organizarse de alguna forma que no hacer nada. Pero hoy en día este sistema ya no es útil.n el entorno de trabajo de hace unos años quizá esto sí funcionara, pero no actualmente.

Hoy en día la prioridad que tienen las tareas en un momento puede cambiar al siguiente. Vivimos en un entorno muy dinámico en el cual la importancia de las tareas puede cambiar en minutos. Eso hace que si un buen día organizo todas las tareas por prioridades, al día siguiente esas prioridades pueden haber cambiado, o incluso a lo largo del mismo día. Ya ni pensar en como esa ordenación pierde todo el sentido al final de una semana.

¿Cómo podemos entonces en un entorno tan cambiante saber qué tarea es la más importante? El truco está en cambiar la forma de ver el trabajo. En GTD, para empezar, no hacemos listas de tareas sino de próximas acciones concretas y realizables. De esta forma, en un momento concreto, podemos ver revisar toda la lista de acciones pendientes y escoger lo que creemos que es más importante en ese momento.

Como la lista de acciones puede ser más o menos larga, la subdividimos en contextos, que nos recuerdan qué acciones podemos hacer en un momento dado. Con esto tenemos listas más pequeñas, manejables y realistas que podemos revisar mejor.

Por último, diariamente y semanalmente hacemos una revisión de estas acciones y de nuestros objetivos, para garantizar que en las listas de acciones siempre tenemos apuntadas cosas que queremos hacer cuanto antes.

Fotografía: Double–M