Me estoy preparando para empezar las vacaciones blogueras (que no laborales). Pero antes, quiero dejaros algo de trabajo para que apliquéis todo lo que os hemos ido explicando a lo largo de estos meses.
Vamos a empezar un proyecto: preparar una oficina en casa, un rincón donde podamos concentrarnos a procesar nuestras bandejas de entrada y demás.
Planificación natural
Como estamos empezando de cero, vamos a aplicar lo que sabemos sobre la planificación natural.
1. Definir propósitos y principios
¿Por qué nos planteamos montar una oficina en casa? ¿Qué perseguimos con ello? Cada uno tendrá aquí sus razones, las mías son tener un lugar con el espacio y las herramientas que necesito para trabajar cómodamente.
2. Visualizar resultados
Antes de realizar ninguna acción, incluso antes de tomar papel y lápiz, debemos definir mentalmente cuál será el resultado deseado. Si no habías pensado nunca, puedes tomar algunas ideas en estos consejos para crear espacios de productividad.
A partir de ahí, piensa en qué lugar te gustaría montar la pequeña oficina, qué es a grandes rasgos lo que necesitarías, también qué cosas te harían sentir más cómoda y, por qué no, qué caprichos te darías.
3. Generar lluvia de ideas
Siéntate ahora con papel y lápiz, mejor si es con lápices de varios colores, y dedícate a hacer un mapa mental. Dibuja en el centro la oficina que has imaginado. Ahora dibuja una rama saliendo del centro con lo primero que se te ocurra. ¿El mobiliario? Escribe en un círculo la palabra ‘mobiliario’ en el extremo libre de esa rama. Y bien, ¿qué le pasa al mobiliario? ¿Nos falta una mesa, quizá? Pues hacemos una nueva rama que salga de ‘mobiliario’ y ponga en el otro extremo ‘comprar mesa’.
Sigue volcando ideas en el mapa mental hasta que puedas, hasta que te sientas tranquilo pensando que has apuntado todo lo posible. No importa si más adelante surge algo, los proyectos siempre están vivos y lo normal será que tengas que añadir cosas en las que ahora no pienses. Este es el mapa mental que me ha salido a mí:
4. Organizar
La lluvia de ideas contiene precisamente eso, ideas que han ido cayendo en orden aleatorio. Ahora revisa las acciones y organiza en qué orden se tienen que cumplir. Hazlo mentalmente, o apúntalo en una lista.
El orden de ejecución de lo que se te haya ocurrido es algo natural. A mí me está saliendo una lista de material de bricolaje bastante larga, y todo esto lo podré comprar junto. También puedo comprar mientras el material informático, sin que una cosa pare a la otra. En cambio, para montar los muebles no sólo he de comprarlos, también he de acondicionar la habitación primero (eso en sí ya es un pequeño proyecto).
Ordenar correctamente las ideas hará que tu proyecto quede bloqueado el mínimo de tiempo posible.
5. Identifica las próximas acciones
Una vez tengas el orden de ejecución de las acciones, selecciona cuáles de esas acciones puedes empezar a hacer desde ya. Esas serán las próximas acciones. El resto de acciones debes también apuntarlas en una lista del proyecto, para recuperarlas a medida que termines con las próximas acciones que acabas de identificar. Primero, comprar pintura para la habitación; después pintarla.
Organizar las listas de acciones
Para que una acción sea concreta, debe definir exactamente qué se debe hacer, y no expresar un deseo. No anotes el deseo de ‘comprar dos monitores para el ordenador’, cuando lo que debes hacer es ‘hacer un pedido en la página web de la tienda de informática dos monitores de 20″ para el ordenador de sobremesa’.
Recuerda apuntar correctamente las acciones: verbo nombre para nombre/objetivo; por ejemplo ‘comprar pintura blanca para pintar la pared de la habitación‘. Apunta estas próximas acciones en listas según el contexto que más te convenga.
Revisar
Ya sabemos todo el trabajo que tenemos por delante, ahora es momento de decidir por dónde empezar. Revisa la lista de acciones, y decide a qué vas a dedicar el resto del día.
Cuando he acabado de apuntar las últimas acciones, ha pasado media tarde; de aquí a un rato iré a darme un chapuzón a la piscina y después saldré a cenar. La tarde no se ha acabado: aprovecho primero para consultar un par de catálogos y decidir qué mesa compraré. También echo una ojeada a la lista del contexto ‘recados’, con todo lo que he de comprar, y planifico el día de mañana: levantarme pronto, ir a Ikea a por parte del mobiliario, después ir a un almacén de bricolaje a por la pintura y unas canaletas para ordenar los cables. Con esta planificación, mañana será coser y cantar.
Dentro de nuestra revisión diaria del sistema, sabiendo que este es nuestro proyecto principal para esta semana, revisamos qué acciones hemos hecho, cuáles son las próximas acciones que hemos de hacer, y sobretodo comprobar que no nos queda nada pendiente que esté bloqueando el avance del proyecto.
Espero que esto os anime a los que todavía no tenéis vuestra pequeña oficina doméstica a que creéis una, y que el ejemplo os haya despejado alguna duda de cómo aplicar GTD en vuestro día a día.
Fotografía: Home sweet studio, por geishaboy500