Prueba: sistema GTD con tarjetas

David Allen recomienda en el libro Organízate Con Eficacia empezar a gestionar nuestro sistema con lápiz y papel. Conocí GTD a través de MonkeyGTD, así que para mí siempre ha ido ligada la gestión de acciones con el software.

Después de varias pruebas con distintos softwares, y llegado un momento en el que no me sentía satisfecho con los resultados, hace poco decidí cambiar y hacer una prueba de 30 días usando sólo papel para gestionarme las listas de acciones y a la espera.

El material

Fui a lo más sencillo. Conocía desde hace tiempo la Hipster PDA, que usa tarjetas de distintos colores según los contextos, pero decidí que los colores eran un extra, y que si el asunto cuajaba ya me preocuparía de evolucionar el sistema.

Elegí tarjetas de cartulina en formato tarjetas de visita (es lo que tenían en la papelería y a mí ya me parecía bien), junto con un clip negro pequeño. Las tarjetas de cartulina resisten el viaje diario en el bolsillo de la camisa o de una bolsa.

Organización

El contenido de las tarjetas ha ido evolucionando. Primero empecé con siete tarjetas, para los distintos contextos que me surgieron en la primera revisión semanal: @online, @leer, @recados, @agenda, @llamar+email, @casa y @cualquiera. Simplemente apuntaba en un lateral el contexto y tenía toda la tarjeta para apuntar acciones. También necesité una lista de «a la espera».

Las acciones las apuntaba con un guión delante, que indicaba su estado. Los estados podían ser:

– Pendiente
+ Hecho
? A la espera de otra acción
? Delegado
* Anulado por cualquier razón

También decidí hacer unas listas de control para evaluar si este nuevo sistema me servía, así que en una tarjeta hice una línea de tiempo horizontal y apunté las tareas repetitivas diarias en vertical.

Como agenda seguí usando la del iPhone y Google Calendar, porque también los uso de recordatorio, y cada mañana me llegan por correo para que los pueda añadir a la lista de acciones. Las tarjetas tienen el defecto de no sonar cuando llega la hora de una cita 😉

Los proyectos también los pasé a papel, usé medio A4 para cada uno de los que tenía abiertos y apunté las acciones siguientes y futuras que ya tenía definidas.

Por último, aunque me va mejor usar libretas o papeles para recopilar, puse un par de tarjetas en blanco en la pila de tarjetas para llevarlas siempre encima, para capturar o por si llenaba alguna de las tarjetas de contexto.

Evolución

Hacía unas semanas que me había hecho un mapa mental con mis objetivos actuales para tenerlo a la vista, así que pensé que sería interesante verlo con más frecuencia que sólo colgado en una pared. Después de unos días, reproduje el mapa mental en una tarjeta (aún mejor, pues éste lo hice a mano y el anterior fue con un programa) y lo puse en la pila.

También con el uso me di cuenta que había cosas interesantes que quería interiorizar, como unas pequeñas reglas que me auto impuse para hacer dieta, y que sería práctico llevarlas conmigo para leerlas y repetírmelas, a modo de mantra. Acabé con cinco de estas listas.

El volumen de tarjetas iba aumentando, y noté que me costaba buscar las tarjetas que necesitaba en cada momento. Una opción hubiera sido las tarjetas de colores, pero como aún me quedaban muchas blancas, decidí que pintaría las esquinas de las tarjetas. Uso un color para todos los contextos, otro para la tarjeta con mis objetivos, otro para la lista ‘a la espera’, otro para la tarjeta con las listas de control, y otro con las listas de texto que quiero aprender.

Resultados

Mi experiencia con este cambio ha sido muy positiva. Tener las listas de forma física, que puedo hojear, donde cada contexto es una tarjeta, aunque supone más ‘esfuerzo’, a la práctica ha hecho que revise las tarjetas con más frecuencia.

De esta forma, durante la revisión, veo que me he sacado más trabajo de encima, no queda perpetuamente en las listas, cosa que antes no pasaba (quizá tiraba más de memoria de lo que debería).

Mi satisfacción, por tanto, no puede ser mayor; me alegro de haber hecho esta prueba. Tanto que seguiré un tiempo más usando este sistema, para afianzar el hábito de revisar las listas con más frecuencia.

El siguiente paso, una vez acabado el periodo de prueba, ha sido trasladar las listas de cada proyecto y de «Algún día/ quizá» a Evernote. Escaneé las listas en papel que usaba y las he ido convirtiendo poco a poco en texto en cada revisión.

Otra cosa que he confirmado es la necesidad de partir de lo más sencillo e ir evolucionando. Por ejemplo, justo antes de usar tarjetas estaba con GTDAgenda, que me pareció una aplicación buenísima, tenía todo lo que un sistema GTD debe tener, y no descarto volver a usarla más adelante. ¿Por qué fracasé usando esa aplicación? Porque antes de llegar a usar tantas opciones, niveles, desgloses, etc, has de tener interiorizados los pasos más grandes, más básicos, para ir entrando en detalle.

Ciertamente, todas esas características llegará un momento en que me sean necesarias, igual que poco a poco he introducido otros tipos de tarjetas, colores para identificar, etc. Pero empezar  a perderse en detalles sin tener una necesidad es perderse en la aplicación y ser esclavo de ella, no tener un sistema a tu disposición; al fin y al cabo una excusa perfecta para procrastinar.