¿Qué hacer cuando una mujer embarazada entra en «modo pánico», unas semanas antes de dar a luz, cuando se da cuenta de todo el trabajo que hay pendiente de hacer?
Jueves, última hora de la tarde. Mi pareja se siente estresada por todas las cosas que hay que preparar antes de que nazca nuestra hija. Podría echarle la culpa al síndrome del nido, pero hay que reconocer que los «consejos» del entorno (al estilo «como se te ocurre no tener tal cosa preparada«) han contribuido en gran mesura.
Creo que si me hubiera pasado a mí, esta situación no me hubiera ocurrido, o podría haberla manejado, gracias a GTD. Pero está claro que a mí las hormonas no me han convertido el cuerpo en una montaña rusa, así que en su situación otro gallo cantaría. En cualquier caso me puse con una consultoría improvisada de productividad.
El primer punto de la historia es que mi pareja no usa GTD ni es muy receptiva a usarlo, por lo que implementar un sistema completo para ella queda descartado, más ante una crisis puntual. Eso no impide que yo pueda usar los principios de GTD para ayudarle.
El asunto principal era el estrés, la falta de control sobre qué cosas había pendientes. Lo principal era pues clarificar todo el trabajo y organizarlo de forma que le impactara y le diera tranquilidad. Opté por crear un kanban.
Un kanban es un panel en el cuál se muestran las tareas que han de seguir un proceso de varios pasos. El nombre kanban viene de «panel visual» en japonés porque los trabajos y su estado se representan sobre un lienzo o panel. Resumiendo un poco, un kanban se estructura de la siguiente forma: dado un proceso, se define qué pasos va a seguir por norma general ese proceso. Una vez decidido, se prepara un panel donde se representan los pasos en columnas. Por otro lado, tomamos todos los trabajos que vayamos a procesar y los apuntamos en notas adhesivas individualmente. Por último, cada uno de los trabajos se va pasando de una columna a otra a medida que pasan por cada una de las fases.
En concreto, para gestionar las tareas podríamos hacer algo tan sencillo como tres columnas en un panel: pendiente, en marcha y acabado. Después apuntaríamos las tareas en notas adhesivas y las pondríamos todas en la primera columna y, a medida que las empecemos las trasladaríamos a la segunda columna.
Volviendo al caso, como nuestro kanban era para gestionar tareas definí las siguientes columnas:
- Por empezar: la lista «algún día / tal vez» donde va todo lo que se ha de hacer
- Caliente: uno de los temas que más le preocupaba eran esas cosas que tienen una fecha límite, definida por el calendario o por la naturaleza :-). Decidí usar una columna expresamente para diferenciar estas tareas (y aumentar su confianza en el kanban)
- En curso: subdividida en dos columnas para saber a quién se le asigna cada tarea (a ella o a mí)
- Hecho: aunque podría eliminar las tareas finalizadas, mantenerlas a la vista refuerza el factor confianza y el de tranquilidad al mirar el kanban
Kanban en proceso de construcción.
A continuación tomamos un panel vacío (una práctica que he aprendido con el pensamiento visual es tener paneles a mano, casi siempre con elementos de mis proyectos colgados) y empezamos a preparar el kanban. A estas alturas ella aún no sabía qué íbamos a hacer (el tema de productividad le parece aburrido, pero las manualidades sí le gustan). De esta forma convertimos una aburrida consultoría en un divertido pasatiempo.
Tiramos las columnas con cinta para hacer lazos (más cómodo hubiera sido con cinta aislante o adhesiva, pero no tenía en casa; mejor, así quedó un tablón festivo 😀 ). Después le dije que hiciera carteles en papel para usarlos de títulos de las columnas, y por último que debía escribir los títulos de las columnas en los carteles con colores, dibujos o lo que le apeteciera. Vuelta al cole con «pinta y colorea».
Media hora de manualidades después recopilamoes todos los temas pendientes y los pasamos a notas adhesivas. Fui guiándola para asegurarnos de que todo lo que pusiéramos en las tareas tuviera un verbo en la descripción, aunque no fuera la próxima acción mínima. En general no quise ser muy estricto con los detalles, para no romper el flujo de trabajo.
Por último pusimos las notas en el panel, en la columna «por empezar». De todas ellas, seleccionamos las que tienen fecha límite cercana y las pusimos en la columna «caliente». A partir de ahora el proceso es éste: cualquier cosa nueva que surja se apunta en una nota adhesiva y se añade a la primera o segunda columna, según corresponda. A medida que nos quedamos sin tareas asignadas, escogeremos alguna nota de esas dos columnas (prioritariamente de la 2ª) y nos la asignaremos (la moveremos a la columna de uno de nosotros dos). Una vez finalizada, la nota irá a la última columna.
El kanban, acabado y con algunas tareas.
Respecto a mi sistema GTD, este panel es material de referencia de una de mis áreas de responsabilidad (la de paternidad) y de sus proyectos relacionados. Cualquier nota que se me asigne en el panel se convertirá en una próxima acción o (más probablemente) un proyecto dentro de mi sistema personal. Esta herramienta es más algo colaborativo (para trabajar en grupo) y un complemento, que algo para sustituir mi sistema personal.
Por cierto, siento la calidad de las imágenes, mi cámara se está reparando y el móvil da de sí lo justo.
¿Te he dejado alguna duda sin resolver? Pregúntame en los comentarios.