GTD: Revisar, cómo mantener el sistema

De vez en cuando hemos de revisar nuestro sistema para que esté a pleno rendimiento. Igual que un coche es una herramienta y hemos de revisarlo, nuestro sistema de gestión del tiempo también es una herramienta que requiere mantenimiento.

Podemos considerar tres tipos de niveles de revisión: diaria, semanal y general.

Revisión diaria

Se trata de una revisión simple del día de hoy y de lo que nos espera al día siguiente. No requiere mucho tiempo, sólo el justo para que nos encontremos cómodos con lo que sabemos.

Hemos de revisar al final del día si hoy hemos hecho todo lo que queríamos, o queda alguna acción que sea importante realizar hoy mismo, algún tema doméstico o comentar algo con nuestra familia.

Así mismo, revisaremos el calendario del día siguiente, para saber los compromisos que tenemos para ese día, y a continuación la lista de tareas por contextos para hacernos una idea de a qué podemos dedicar los huecos libres en el calendario.

Revisión semanal

Es bueno hacer una revisión completa de nuestras listas de acciones, proyectos y objetivos una vez a la semana (de ahí el nombre que le da GTD, ‘revisión semanal’).

La revisión semanal es algo a lo que cuesta acostumbrarse. Suele ser el hábito que más evitan aquellos que no han conseguido adaptarse al 100% a GTD. Esto es porque de lejos parece mucho trabajo extra que uno se puede ahorrar (al fin y al cabo estamos metiendo y sacando información en nuestro sistema a diario, ¿no es eso suficiente para que siga vivo?).

La cosa cambia cuando nos habituamos a hacerlo:

• Mantenemos la confianza en el sistema: ¿qué pasaría si nuestra lista de llamadas no estuviera actualizada? Dejaríamos de confiar en el sistema. El sistema sirve para vaciar nuestra mente, y para eso hemos de tener plena confianza en él. Sino, enseguida empezaremos a ‘apuntarnos’ mentalmente las cosas que no tenemos escritas
• Alinearnos a nuestros objetivos: con el ritmo diario de añadir o quitar acciones a la lista es fácil no pensar en el objetivo de esas acciones. Con la revisión semanal garantizamos que no hacemos ni más ni menos de lo que realmente tenemos que hacer, es decir, no hacemos lo que nada aporta, y nos aseguramos de estar haciendo lo necesario para nuestros objetivos.

En esta revisión capturaremos todo lo que tengamos en mente, procesaremos cosas pendientes desde la última revisión, haremos una previsión de citas futuras y pondremos al día nuestas listas. Estos son los pasos ideales:

• Papeles sueltos y notas: los post-it que hemos esparcido estos días por encima de la mesa, las notas de reuniones, algún e-mail que hemos dejado arrinconado para leer más tarde… Lo capturamos todo y a la bandeja de entrada.
• Procesamos las notas que acabamos de capturar.
• Revisamos el calendario: primero las citas que ya han pasado, para asegurarnos de que no se nos ha quedado nada por apuntar de la reunión de hace dos días, o que después de llevar el coche al mecánico hemos de pedir hora en la inspección oficial de vehículos. Después revisamos las citas futuras, de corto y largo plazo, así tendremos la previsión de preparar material para una futura reunión, o dar preferencia a un proyecto del que se acerca su fecha de entrega.
• Vaciar la mente: además de lo ya capturado, ¿tenemos algo más que nos ronde la cabeza? Lo apuntamos y procesamos absolutamente todo.
• Revisamos las listas de proyectos: quizá esta semana hemos hecho la última acción de un proyecto, así que podemos cerrarlo y archivarlo. Hemos de revisar también los proyectos abiertos, para asegurarnos de que todos tienen definida al menos una próxima acción (de lo contrario quedarían atascados). También revisamos las listas de objetivos a medio y largo plazo, así sabremos si los proyectos que tenemos abiertos nos acercan a estos objetivos (si no fuera así, los podemos descartar ahora mismo)
• Revisamos las listas de próximas acciones: si nos hemos olvidado antes, tachamos ahora las acciones que ya hemos hecho. Ahora que tenemos frescos en la cabeza nuestros objetivos, nos aseguramos de que las acciones que quedan pendientes de hacer se ajustan a ellos. Si tenemos algún recordatorio de acción lo añadimos a la lista correspondiente.
• Revisamos las listas de «a la espera»: miramos si hay alguna cosa que ya no está a la espera, lanzamos los recordatorios necesarios a las personas que hemos delegado las tareas, o procesamos las próximas acciones para mantener el tema (llamadas, etc)
• Revisamos listas de control: si tenemos alguna lista donde apuntamos cosas que hemos de hacer repetitivamente o con muchos detalles, nos aseguramos de que estén al día.
• Revisamos la lista «algún día/quizá»: creo que es de lo más importante de la revisión semanal. Como tenemos en mente cuáles son nuestros objetivos a medio y largo plazo, y acabamos de cerrar algunos proyectos, es el momento de empezar con algunos nuevos. Escogemos los elementos de esta lista y los convertimos en proyectos (es decir, los pasamos a la pila de proyectos en marcha, decidimos sus próximas acciones y las apuntamos en las listas de próximas acciones). ¿A que empezar un proyecto que teníamos ganas de hacer parecía algo imposible? Con la revisión semanal, cualquiera de estas semanas puede ser el día que lo empecemos.
• Revisamos los archivos ‘pendiente’ y de apoyo: para los trabajos que tenemos en marcha deberíamos tener a mano el material de soporte. Lo revisamos, por si dentro de ese material se esconde alguna cita, próxima acción o nota no procesada.
• Seamos creativos: Apuntamos y procesamos cualqueir cosa, cualquier idea loca que nos pase por la cabeza. Nunca se sabe si eso puede convertirse en un producto o resultado genial.

Equilibrio en las listas de acciones.

Respecto a las acciones, proyectos e ítems de «algún día/quizá» deben estar balanceados, y es algo que hemos de aprender a ajustar durante las revisiones semanales. A menudo nos encontramos con que las próximas acciones que tenemos apuntadas son muchas, parece que no las vaciamos y eso nos lleva a un sentimiento de frustración.

Podemos pensar que GTD no funciona, que seguimos sin tener el control y desperdiciando energías. Pero lo que nos hemos de plantear es, si realmente no damos abasto con tantas tareas, ¿hemos escogido correctamente los proyectos que queremos tener en marcha ahora? ¿O, por el contrario, es más trabajo del que podemos hacer y, para centrarnos, es más prudente poner alguno de los proyectos en la lista de «algún día / quizá» (por muchas ganas que tengamos de hacerlo ahora)?

Revisión general

También con una frecuencia de un mes y seis aproximadamente deberíamos hacer una revisión de nuestros objetivos a medio y largo plazo, ver si los estamos cumpliendo o si debemos priorizar unos proyectos ante otros para llegar. Esta revisión es menos mecánica, y más de tomar un tiempo para pensar en los objetivos que nos hemos planteado. Siempre hemos de recordar que las acciones, al final, no son el trabajo por el trabajo sino nuestro medio para llegar a los resultados que deseamos.

Fotografía: BGP07Q 176 por p_c_w