Siete consejos para escribir un e-mail

Hoy en día la forma de comunicación formal más común es el e-mail. Pero los e-mails no son ni lo eficientes ni lo fluidos que deberían ser. Es normal, al fin y al cabo en el colegio nos han enseñado a escribir cartas pero no e-mails. La forma del uno y del otro es distinta porque el ámbito de uso también lo es. El trabajo con e-mail es mucho más dinámico, más rápido.

Entonces, ¿cómo podemos escribir los e-mail para que funcionen lo mejor posible? Estos son algunos consejos:

• Ten un objetivo en mente: Antes de empezar, debes tener claro qué es lo que quieres conseguir enviando ese mensaje. ¿Quieres informar sobre el estado de un proyecto? ¿Necesitas que la otra persona haga algo? ¿Buscas una compra o una venta? El objetivo marcará lo que escribas y la forma en la que escribas.
• El asunto debe ser descriptivo: Tu email estará en la bandeja de entrada con 50 más. Cuando el receptor quiera recuperar tu mensaje, un título descriptivo le ayudará mucho más. Igualmente, cuando lo vea aparecer en su bandeja de entrada, un asunto descriptivo le pondrá mentalmente en el tema mientras abre el mensaje.
• Actualiza el asunto: a medida que discurre una conversación a menudo se cambia de tema. Modifica el asunto de los mensajes para que siempre estén relacionados con lo que se escribe, ya hemos comentado las ventajas que aporta.
• Sé breve y conciso: una línea es mejor que una página. Tu mensaje compite por la atención del lector con cientos de mensajes más. Si envías un mensaje de mil palabras lo más fácil es que lo ignoren, lo lean en diagonal, etc. Sé conciso, describe en el primer párrafo lo principal que quieres conseguir con ese email. Cuida también la forma de expresarte, si algo lo puedes decir en tres palabras no lo decores para decirlo en diez.
• Concentra el contenido: asegúrate que la información que estás dando al receptor es necesaria. Dicho de otra forma, no le expliques tu vida y todos los pasos y decisiones que has hecho previamente si al final no le sirven de nada al lector. Toda la información que no informa es ruido, y en cuanto más te centres en la información auténtica, más exprimirás la atención que está mostrando la otra persona.
• Usa un estilo directo: para un primer contacto con una persona a la que no conoces puede ser útil usar estilo formal con saludos, despedidas, etc. Pero una vez haya empezado vuestra relación, sobretodo si es de trabajo, contestar con una frase puede ser suficiente e igualmente práctico para ambas partes.
• Llamada a la acción: si el propósito del mensaje es que la otra persona haga algo, déjalo bien claro en el mensaje, pídeselo explícitamente, y a ser posible en el primer párrafo. Si no dejamos claro qué es lo que queremos de la lectora, ésta lo tomará como un mensaje informativo y no hará nada al respecto.

¿Cuál es tu consejo para enviar e-mails de forma efectiva y eficiente?

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