Tu sistema de productividad como inversión

A veces no lo veo claro. A veces, como ahora, tengo por delante quizá un par de horas libres para hacer lo que yo quiera. Podría ponerme a trabajar en algún tema, pero lo más adecuado (por la energía que tengo, por la sensación de cierre de la semana) creo que es «ponerme con mi sistema».

Lo primero que tendría que hacer es vaciar de ‘cosas’ la bandeja metálica que tengo junto a la mesa. Está llena de papeles. No, no es solo eso: desde aquí veo, por lo menos, un par de revistas, una libreta, tres teléfonos móviles, un portátil y una esponja (¿?). Tiene una pinta terrible, por la vista y ‘a peso’ diría que me va a tener una hora y media entretenido, sacando papeles y guardándolos en algún sitio.

Presiento que va a ser un auténtico ‘rollazo’. Yo podría estar ahora mismo con otra cosa. Podría ponerme vídeos de Fórmula 1, viendo como los pilotos exprimen esas máquinas extremadamente potentes y a la vez delicadas. O con mi pareja y mi hija dando un paseo, o incluso no haciendo nada. De verdad, se puede no hacer nada sin sentirse culpable, si es eso lo que quieres hacer.

Pero volvamos a mi pila de papeles (y más cosas). A veces pienso, ¿no será demasiado trabajo? ¿No estaré haciendo el ‘primo’ y dedicando tiempo a cosas que no debería? ¿Cuánta gente debe haber como yo, un día del fin de semana dándose trabajo?

Después se me pasa. Decido que hoy le daré otra oportunidad a esto. Y lo que parecía trabajo para hora y media me lo ‘ventilo’ en un cuarto de hora. No se trataba de hacer todo lo que había en esa pila, sino en saber qué había en esa pila. Alguna cosa se ha convertido en trabajo, pero muchas otras no, y han sido decisiones de unos pocos segundos.

Tras esto, hago más cosas para preparar la semana, como revisar el plan de entreno para el gimnasio, revisar las cuentas, y otras tareas de mantenimiento de mi sistema.

Y entonces sucede la magia. He puesto mi sistema en condiciones con mucho menos esfuerzo del que creía. Y el lunes, cuando empiezo a trabajar, tengo una claridad máxima para empezar: sé lo que hay en marcha, sé de antemano muchas cosas que me pueden suceder, las libertades que me puedo tomar y las restricciones que debo seguir. Puedo llevar más de un proyecto a la vez. Y al ponerme a trabajar, puedo decidir con qué me pongo, sabiendo que lo que haga es lo que más valor puede aportar.

Es una inversión de unos minutos que me permite tener mi vida controlada. También me facilita el trabajo durante los próximos siete días. Porque tener un sistema como GTD no trata de mantenerte ocupado vaciando bandejas o retocando listas. Un sistema de productividad es como un coche de Fórmula 1: mientras lo cuides, la máquina te dará una potencia enorme. Y aquí la potencia se traduce en saber qué sucede y qué hacer al respecto. ¿Ha valido la pena? Desde luego que sí.

Fotografía de Chad Kirchoff