¿Cuantas horas trabajas al día? ¿Ocho? ¿Nueve? Muchas personas hacen eso mismo. Llegan a la oficina por la mañana, se ponen con lo último que dejaron el día anterior o abren su correo electrónico, y a partir de ahí la cosa desemboca en un torrente de trabajo, llamadas y reuniones improvisadas hasta que llega la hora de comer. En ese momento, descanso breve y vuelta a la carga hasta la hora de volver a casa.
Visto desde fuera, es ideal: alguien que trabaje así está aprovechando al máximo su jornada laboral. Pero no es oro todo lo que reluce, y este escenario muestra una debilidad, y es que dedicamos todo el tiempo a hacer.
Esto quiere decir que pasamos todo el tiempo a un nivel muy bajo de visión del trabajo, en el que realmente podemos estar haciendo tareas sin tener ni idea de para qué las hacemos, o si es lo más acertado.
En estas circunstancias, lo más probable es que el correo electrónico o lo que nos pidan nuestros compañeros defina lo que hemos hecho al final del día. Si al acabar echaras la vista atrás de lo que ha sucedido en ese día, se me ocurre que podrías encontrarte con uno o más de los siguientes:
- Has apagado fuegos: has cerrado tareas urgentes que han ido apareciendo durante el día, y eso te generará cierta satisfacción, cierta sensación de haber cumplido. La parte mala es que no se parece en nada a lo que, de camino a la oficina, pensabas que ibas a hacer aquél día.
- Los proyectos a medio y largo plazo siguen estancados: al fin y al cabo, no son para entregar hoy, sino dentro de semanas o meses, ¿verdad? Aún tienes tiempo… O no.
- Cuando has tenido un hueco para dedicarte a lo que realmente querías, te has dado cuenta de que no podías: te faltaba un dato concreto, un número de teléfono o quizá estabas a la espera de una respuesta para tomar una decisión. Así que no has podido trabajar en eso, lo has aparcado y has decidido retomarlo mañana. Con las prisas, no se te ha ocurrido hacer nada para desencallar el estado del trabajo, con lo que pinta que mañana volverá a repetirse la escena.
Estos son solo algunos ejemplos. Ahora bien, ¿hay alguna forma de cambiar esta situación? te voy a proponer una: trabajando menos.
Haz más trabajando 2 horas menos
Ahora que he captado tu atención, vamos a ver en qué consiste. El hecho de que estemos en la oficina 8 horas trabajando sin parar no nos garantiza el mejor resultado, como hemos visto; solo nos asegura que vamos a mantenernos ocupados durante un tercio de nuestro día.
Pero ¿qué pasaría si en lugar de trabajar 8 horas trabajáramos solo 6 en mejores condiciones? Imagina que tienes un asistente que, antes de que llegues a tu lugar de trabajo, se ha encargado de contestar a tus llamadas, vaciar tu correo de entrada y preparar todo el material que necesitas para trabajar durante el día.
A lo largo del día, tu asistente se encarga de que te molesten el mínimo de llamadas y, cuando acabas tu jornada de 6 horas, recoge tu escritorio y te organiza la agenda y las próximas acciones más importantes para tus objetivos, haciendo las últimas tareas rutinarias para que al día siguiente esté todo listo para que vuelvas a empezar.
Trabajar en estas condiciones cambiaría mucho lo que podrías conseguir en tan solo 6 horas de trabajo, ¿no? Pues esto está al alcance de cualquiera de nosotros. Tal y como está la situación quizá es difícil contratar un asistente que sea tan eficiente, pero podemos hacer otra cosa mucho más económica.
Como ser nuestro propio asistente
Lo que haremos es repartir esas dos horas de la siguiente forma: una hora al principio de la jornada (más sobre esto enseguida), y la última hora al terminar. Al principio del día:
- revisa las tareas más importantes que ayer decidiste hacer hoy,
- revisa el calendario para saber qué horas tienes ya ocupadas,
- procesa todo el correo, dedica un máximo de dos minutos a cada mensaje (e idealmente menos de 30 segundos); todo lo que pase de este tiempo apúntalo para hacerlo más tarde,
- haz lo mismo con cualquier otra entrada de información (como noticias, blogs, etc).
Y a partir de aquí ya puedes empezar a trabajar de forma productiva y enfocada durante tu ‘mini-jornada’ de 6 horas. Cuando acabe el día, en la última hora,
- revisa tu lista de tareas, sobretodo las tareas más importantes, y asegúrate de no haber olvidado nada que tuviera que hacerse hoy obligatoriamente,
- haz lo mismo con el calendario de hoy,
- escoge de tu lista de acciones cuáles son tus tareas más importantes, ese 20% de trabajo que te va a hacer avanzar un 80% hacia tus objetivos,
- mira el calendario de mañana, y junto con las tareas más importantes decide si hay algo que vayas a necesitar mañana que no tengas; si encuentras algo toma la acción necesaria (por ejemplo, escribe un e-mail con una pregunta a quien corresponda, o haz las fotocopias para la reunión),
- acaba de procesar el correo electrónico que tengas pendiente; recuerda apuntar todo lo que requiera más de dos minutos,
- recoge tu espacio de trabajo, déjalo en tan buenas condiciones que, cuando llegues mañana, tengas ganas de ponerte a trabajar en un espacio tan bien cuidado.
Como decía antes, la hora de la mañana para hacernos de «asistentes» hay que ubicarla de la mejor forma. Podríamos hacer que la primera hora de todas, nada más entrar en la oficina, fuera para prepararnos el día. Yo te aconsejo que sea por lo menos la segunda hora: si eres de las que madruga y llega temprano a la oficina (aunque sea la oficina en casa) te habrás dado cuenta que es el momento de mayor quietud, y que es difícil que estés tan tranquila, al a vez que con tanta energía, en el resto del día.
Y aunque llegues a la misma hora que tus compañeros, a primera hora todo el mundo irá algo ‘zombi’ y no te molestarán demasiado porque están preocupados por su propio correo electrónico y en revisar su Facebook. El caso es que lo mejor será que aproveches esta primera hora súper-productiva en hacer una o todas las tareas más importantes.
¿Qué te parece esta ‘jornada reducida’?
Fotografía: Time Passes de CarbonNYC.